Stop au multitasking pour gagner en productivité

Être capable de faire deux choses à la fois peut sembler être l’incarnation même de l’efficacité – pourquoi perdre du temps à faire une seule tâche alors que vous pouvez en faire deux simultanément ?

La difficulté du multitasking

Le problème quand on essaie de faire plusieurs tâches à la fois, c’est que passer d’une tâche à l’autre n’est pas très efficace parce que, chaque fois que nous le faisons, il faut du temps à notre cerveau pour se recentrer. Ainsi, même si cela peut sembler efficace à première vue, ce n’est pas le cas – des études montrent que le multitâche peut réduire la productivité jusqu’à 40 %.

Cela est particulièrement préjudiciable lorsqu’il s’agit d’accomplir des tâches qui sont compliquées ou peu familières, car le processus de switch sera retardé davantage.

Une petite partie de la population est bonne en multitasking

Vous pensez que vous êtes doué pour les tâches multiples ? Vous vous sentez énergisé à l’idée de pouvoir envoyer des messages électroniques tout en écoutant simultanément les discussions lors d’une conférence téléphonique ? Vous n’êtes peut-être pas aussi efficace que vous le pensez.

Il s’avère que 98% de la population n’est pas très bien multi-tâches. Seulement 2 % environ sont bons en multi-tâches et ces « supertaskers sont de vraies valeurs aberrantes ». Pour la plupart d’entre nous, nous ne sommes pas vraiment multitâches – en fait, nous passons d’une tâche à l’autre, comme la saisie d’un courriel et l’écoute de cette conversation téléphonique, puis de nouveau à notre courriel et ainsi de suite.

Expériences sur le multitasking

Des chercheurs de l’Université du Michigan ont examiné cet effet en menant quatre expériences au cours desquelles de jeunes adultes ont accompli une gamme de tâches :

• la résolution de problèmes mathématiques
• l’identification d’objets géométriques
• …

et sont passés de l’un à l’autre.

Au cours de l’étude, qui a été publiée dans le Journal of Experimental Psychology : « Perception and Performance« , les chercheurs Joshua Rubinstein, David Meyer et Jeffrey Evans ont identifié deux modèles clés auxquels le cerveau se conforme lorsqu’il passe d’une tâche à l’autre :

• le changement d’objectifs
• l’activation de règles.

Alors que la première consiste à choisir activement de passer à une nouvelle tâche (par exemple « Je veux faire ceci au lieu de cela »), la seconde consiste à « désactiver » un ensemble de règles cognitives pour faire de la place à de nouvelles règles, c’est-à-dire « Je désactive les règles pour cela et active les règles pour ceci ».

Chaque fois que les participants passaient d’une tâche à l’autre, les chercheurs ont noté des coûts en temps importants, qui ont augmenté lorsque les tâches sont devenues plus complexes.

Bien que ces coûts de commutation aient été faibles en soi, lorsqu’ils ont été additionnés pour les personnes qui passaient d’une tâche à l’autre à plusieurs reprises. Le total de temps « perdu » a donc été important, ce qui a amené les chercheurs à conclure que le multitâche entrave l’efficacité globale.

D’autres recherches sur le sujet menées à l’Université Stanford ont corroboré ces résultats, affirmant que les multitâches ont une portée d’attention plus faible que ceux qui préfèrent accomplir une tâche à la fois.

Après avoir mené une expérience au cours de laquelle 100 étudiants ont passé une série de tests, les chercheurs en sciences sociales de l’université ont conclu que les étudiants qui essayaient de faire plusieurs choses à la fois étaient facilement distraits et avaient peu de contrôle sur leur niveau d’attention par rapport à ceux qui les complétaient l’un après l’autre.

Pire encore, une étude de l’Université du Sussex suggère que le multitâche pourrait même entraver les fonctions cérébrales. Les chercheurs ont examiné les scans IRM de personnes qui ont passé de longues périodes de temps sur plusieurs appareils électroniques à la fois (p. ex. envoyer des messages texte tout en regardant la télévision) – ils ont qualifié ces personnes de  » multitâches médiatiques  » – et ont conclu qu’elles avaient une densité de matière grise plus faible dans le cerveau.

Cela signifiait qu’ils avaient moins de contrôle cognitif et étaient susceptibles de souffrir d’une faible capacité d’attention.

Le multitasking lors des réunions

Un nouveau directeur dans l’industrie technologique a connu les affres du multitasking chaque fois que son équipe était en réunion. « C’est bizarre à regarder, pendant les réunions, presque toutes les personnes tapent sur leur ordinateur portable et vérifient leur téléphone portable, tout en essayant de participer aux discussions.

Évidemment, cela nuit à la réunion et cela constitue des pertes de temps. Le résultat est qu’il semble toujours y avoir un décalage dans le temps parce que le groupe doit se désengager de ce qu’il fait et rattraper la conversation. L’orateur finit par devoir se répéter plusieurs fois pendant les réunions et même revenir sur ce qui a déjà été couvert parce qu’ils (les collaborateurs) ne faisaient pas attention à la discussion.

Passer du multitasking au monotasking

Il n’est pas facile de passer de l’enracinement des habitudes multi-tâches à l’unicité des tâches, mais il peut être utile si vous agissez en tant que modèle et obtenez l’adhésion des membres de l’équipe. Voici comment en 3 étapes :

1-. Modélisez le comportement que vous voulez voir.

Donnez aux autres toute votre attention. Arrêtez ce que vous faites et montrez du respect en vous concentrant sur la personne ou la réunion. Au début des réunions, faites un petit spectacle en fermant votre ordinateur portable et en posant votre téléphone portable face contre terre sur la table (en mode silencieux, bien sûr).

2-. Modifier le déroulement des réunions.

Demandez à votre équipe de créer des limites pour les réunions, comme des ordinateurs portables fermés, pas de vérification des téléphones cellulaires, tout le monde participe, chaque personne est invitée à exprimer son opinion à la fin d’une discussion, etc. Demandez au groupe de tester les limites de la réunion pendant quelques semaines, puis de partager les changements qu’ils ont remarqués (en espérant une interaction accrue, moins de stress et plus de plaisir !

3-. Encourager une culture du « être ici maintenant ».

Cela ne signifie pas que vous devez tenir des séances de méditation ou de yoga au bureau. Voici une technique simple pour encourager la pleine conscience au début des réunions : Demandez à chacun d’arrêter ce qu’il fait et de fermer les yeux. Demandez-leur de prendre une grande respiration et de la retenir pendant cinq minutes. Ensuite, dites-leur de relâcher lentement leur respiration en même temps que le stress et les soucis. A faire trois fois.

Et imaginez qu’en passant du multitâche au monotâche, vous pourriez même augmenter votre productivité (et celle de votre équipe) de 40 %.