Quelles informations légales doivent figurer sur vos factures ?

Vous êtes entrepreneur, artisan ou commerçant, et vous devez établir des factures de vos ventes ou vos prestations de service ? Cette condition est obligatoire dans ces différents cas de figure et vous ne pouvez donc pas vous y soustraire d’un point de vu fiscal, sous peine d’amandes pénales. A éviter, bien évidemment ! Cependant connaissez vous tous les rouages qui régissent la déclaration et l’établissement de ces factures ? Voici un petit compte rendu détaillé sur les mentions légales et obligatoires qui doivent impérativement figurer sur vos notes de facturation.

Focus.

Qu’est-ce qu’une facture ?

La facture est une note détaillée permettant aux entrepreneurs, quelque soit leur niveau d’horizon et leurs activités de déclarer les biens et marchandises vendus, ou les prestations de services effectuées, afin d’en porter connaissance au service de l’administration fiscale.
Ces factures, doivent répondre à certains nombre de mentions obligatoires et légales, qui s’imposent à toutes les entreprises, indépendants ou encore à toutes les activités effectuant des ventes de marchandises ou services.
Avant toute chose, ces factures doivent être obligatoirement éditées en deux exemplaires : une pour le prestataire – vendeur et la seconde pour le client, qui se doit d’être l’originale et doivent être rédigées dans la langue du pays où se situe l’entreprise.

Pour les autres informations obligatoires et légales à y faire figurer, en voici le détail ci-dessous.

Les mentions légales et obligatoires

Identité du prestataire de service ou du vendeur

Dans tous les cas, il est obligatoire de faire figurer sur vos factures, la dénomination sociale de votre entreprise ou votre nom et prénom si vous êtes un entrepreneur individuel. Ainsi, la note de facturation pourra attester de la vente ou du service effectué entre les deux parties, sans aucun quiproquo, et pourra permettre à l’administration fiscale de vérifier les bonnes informations à leur sujet si besoin.

Adresse du siège social de votre entreprise

Tout comme votre identité et celle de votre client, l’adresse du siège social de votre entreprise est un élément indispensable. Elle atteste de la véritable existence de votre société, puisqu’elle est aussi enregistrée auprès des services tenant le registre des métiers. Elle est un point essentiel à tous documents officiels concernant votre entreprise.
Vos factures doivent donc impérativement justifier de cette adresse officielle.

Le numéro de SIREN, SIRET, ou code NAF

Ces informations attestent de l’identité véritable et légale de votre entreprise ou société. Ces codes représentent la forme juridique et le capital social pour les sociétés, tout comme le numéro RCS et la ville du greffe d’immatriculation pour les commerçants, ou le numéro au répertoire des métiers et le département d’immatriculation pour les artisans.
Le client se voit en doit de refuser votre facture si ces informations juridiques ne sont pas spécifiées, pensez-y !

L’identité du client

Tout comme votre propre identité ou celle de votre société ou entreprise, il est impératif que l’identité de votre client soit spécifiée elle aussi sur votre facture. Son nom (pour un particulier) ou la dénomination de la société cliente ainsi que l’adresse sont des éléments indispensables à ne pas oublier. En effet, l’administration légale pourra à juste titre, vérifier ces informations à tout moment.

Le numéro de facture

Pour chaque facture, un numéro unique doit être attribué : souvent dans l’ordre et basé sur une séquence chronologique et continue. Un écart entre deux factures est impossible puisqu’une facture ne peut être légalement supprimée. La numérotation peut éventuellement se faire par séries distinctes (par exemple avec un préfixe par année), si les conditions d’exercice le justifient.

La date de la facture et de la vente ou du service livré

Les dates constituent un élément indispensable : en effet, elles sont importantes pour votre base chronologique et permettent de situer votre travail et votre facturation aux yeux de l’administration fiscale. La date de la facture correspond à la date où celle-ci est émise et la date de la vente correspond à celle où le service est livré ou la vente achevée.

Les identifications à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA)

Le numéro d’identification du vendeur ou prestataire ou le numéro d’identification du client (si c’est un professionnel redevable de la TVA) doit être affiché sur votre facture puisqu’il constitue la preuve que vous êtes, vous ou votre société, assujetti légalement au taux applicable obligatoire dans votre pays. Attention : il faut savoir que ces différentes mentions ne sont pas obligatoires pour les factures dont le montant hors taxes est inférieur ou égal à 150 euros.
A savoir également que le taux de TVA légalement applicable, notamment si différents taux s’appliquent selon votre activité, doivent apparaître clairement et de manière distincte, lignes par lignes.

La désignation des biens ou services

La dénomination précise, la quantité, le prix unitaire hors taxes et taux de TVA ajoutée, les remises et autres rabais éventuels sont inévitablement à inscrire sur vos factures. En effet, ils permettent de contrôler l’état de votre activité, de vos prix et s’imposent comme étant le détail essentiel de votre vente ou service.
Ces points sont tout aussi importants pour vous, votre client ou bien l’administration fiscale en cas de contrôle inopiné.

Pour l’établissement de factures à des professionnels

Si vous êtes concerné et que vous avez pour habitude de vendre ou d’effectuer des services payants à d’autres professionnels, veillez à bien inscrire la date ou le délai de paiement, les taux de pénalités de retard et la clause pénale (frais de recouvrement en cas de retard de paiement).

Les mentions particulières

Selon votre activité ou vos prestations de service, il est possible que des mentions particulières doivent être inscrites sur vos factures. En fonction des cas, les références de l’assurance professionnelle, la qualité de membre d’une association agréée ou d’un centre de gestion, etc…peuvent se trouver dans l’obligation d’être affichés noir sur blanc dans le détail de vos factures. Veillez donc à bien vous renseigner !

Entreprises, sociétés ou artisans en nom propre, peu importe. Vos factures doivent impérativement faire apparaître les éléments légaux et obligatoires qui relève de votre régime d’appartenance ou de la législation de votre pays. Ne lésinez pas sur ce genre de détails sous peines d’amandes fiscales ou pénales, ce qui bien évidemment, serait une pure perte pour votre activité. Soyez précis et professionnel, votre activité ne s’en portera que mieux !