Créer une société en Belgique : toutes les formalités

Rédiger le plan financier (avant le notaire)

Le plan financier est obligatoire pour les SRL, SA et SC avant la signature de l'acte constitutif. C'est un document comptable et financier qui doit démontrer que les fonds propres de départ sont suffisants pour couvrir au moins deux années d'activité normale.

Ce document doit contenir au minimum : un état de tous les capitaux propres au moment de la constitution, une description de l'activité projetée, une présentation des hypothèses de revenus et de coûts, un bilan d'ouverture prévisionnel, et un plan de trésorerie pour les deux premières années. Le plan doit être remis au notaire le jour de la constitution et sera déposé au greffe du tribunal de l'entreprise.

Attention : en cas de faillite dans les 3 ans suivant la constitution, les fondateurs peuvent être tenus personnellement responsables si le plan financier est jugé insuffisant. Sa rédaction par un expert-comptable certifié ITAA est vivement conseillée (coût : 500 à 1 500 €).

Libérer le capital sur un compte bancaire bloqué

Avant la signature de l'acte constitutif, le capital souscrit doit être déposé sur un compte bancaire bloqué ouvert au nom de la société en formation. La banque remet une attestation de dépôt que vous remettrez au notaire.

Pour la SRL, le capital minimum légal est d'1 €, mais le plan financier doit justifier que ce montant est adéquat. En pratique, les banques demandent souvent un capital minimum significatif pour ouvrir un compte professionnel. Pour la SA, le capital libéré doit être d'au moins 61 500 € dont un quart libéré à la constitution (minimum 12 375 €, le solde dans les 5 ans).

Rédiger les statuts

Les statuts sont la "constitution" de votre société. Ils définissent : la dénomination sociale et le siège, l'objet social (activités autorisées), la durée, le capital et la répartition des parts ou actions, les organes de gestion et leurs pouvoirs, les règles de convocation et de délibération de l'assemblée générale, les droits et obligations des associés, les règles de cession des parts et les procédures de liquidation.

Depuis la réforme CSA de 2019, les statuts des SRL peuvent déroger à de nombreuses dispositions légales supplétives, offrant une grande flexibilité. Un avocat spécialisé ou un notaire peut vous conseiller sur les clauses adaptées à votre situation.

Signer l'acte constitutif devant notaire

L'acte constitutif d'une SRL, SA ou SC doit être établi par acte authentique devant un notaire de votre choix. Ce dernier rédige ou valide les statuts, recueille les signatures de tous les fondateurs, reçoit l'attestation de dépôt du capital bloqué et le plan financier, et procède aux vérifications légales nécessaires.

Les honoraires notariaux sont réglementés par arrêté royal selon un barème dégressif. Pour une SRL standard, comptez entre 1 200 et 2 500 € d'honoraires. Pour une SA, les montants sont plus élevés en raison du capital minimal plus important et des formalités supplémentaires.

Dépôt au greffe et publication au Moniteur belge

Dans les 30 jours suivant la signature, le notaire dépose l'acte au greffe du tribunal de l'entreprise. Ce dépôt déclenche la publication dans les Annexes du Moniteur belge, ce qui confère la personnalité morale à la société et la rend opposable aux tiers. Entre la signature et la publication, la société peut agir mais les fondateurs sont personnellement responsables des actes posés "pour compte de la société en formation".

Coût de la publication : environ 200 à 350 € selon le volume des statuts et la rapidité demandée.

Inscription à la BCE

Après la publication (ou simultanément via le notaire dans certains cas), la société doit être inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises via un guichet d'entreprises agréé. Le guichet vérifie les connaissances de gestion de base du ou des gérants/administrateurs et attribue un numéro d'entreprise à 10 chiffres (commençant par 0 ou 1). Ce numéro deviendra également votre numéro de TVA (précédé de "BE").

Identification à la TVA

La société doit s'identifier à la TVA auprès du SPF Finances si elle exerce une activité économique soumise à la TVA (la quasi-totalité des activités commerciales). L'identification se fait via le formulaire 604A déposé auprès du bureau de contrôle TVA compétent selon le siège social. Une fois identifiée, la société reçoit son numéro de TVA belge (BE + 10 chiffres) et doit déposer des déclarations périodiques.

Obligations sociales des dirigeants

Les gérants et administrateurs exerçant un mandat actif et rémunéré doivent s'affilier à une caisse d'assurances sociales en tant qu'indépendants dans les 90 jours suivant le début de leur mandat. Si la société engage des salariés, ceux-ci doivent être déclarés via DIMONA avant leur premier jour de travail, et la société doit s'affilier à un secrétariat social et souscrire une assurance accidents du travail.

Inscription au registre UBO

Toute société belge doit déclarer ses bénéficiaires effectifs (Ultimate Beneficial Owners) au registre UBO du SPF Finances, en général dans le mois qui suit la constitution. Sont visées les personnes physiques qui détiennent, directement ou indirectement, plus de 25 % des parts ou des droits de vote, ou qui contrôlent autrement la société.

La déclaration se fait en ligne via le portail du SPF Finances, avec la carte d'identité électronique ou Itsme. Un changement d'associé, de pourcentages ou de dirigeants doit être mis à jour. L'absence de déclaration expose à une amende administrative.