Engager votre premier employé est une étape importante dans la vie de votre entreprise. C'est aussi un acte qui déclenche de nombreuses obligations légales et administratives. En Belgique, le droit du travail est complexe et très protecteur pour les travailleurs. Une erreur dans les formalités peut entraîner des sanctions sévères de l'ONSS ou de l'inspection du travail.
Ce guide vous accompagne pas à pas dans les formalités obligatoires avant, pendant et après l'engagement d'un premier employé.
Étape 1 : Affiliation à un secrétariat social
Avant tout engagement, vous devez vous affilier à un secrétariat social agréé. Ce prestataire gère pour vous la paie, les déclarations ONSS, les fiches de paie et les documents de fin de contrat. Son rôle est indispensable : tenter de gérer la paie seul en Belgique sans expertise est fortement déconseillé.
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Étape 2 : La déclaration DIMONA
La DIMONA (Déclaration Immédiate d'Emploi) est la déclaration électronique obligatoire que vous devez envoyer à l'ONSS avant le début du contrat de tout travailleur. Depuis 1999, toute occupation d'un travailleur sans DIMONA préalable constitue une infraction grave.
Avant le début effectif du travail, idéalement la veille ou le matin même. Pour les travailleurs intérimaires, l'agence d'intérim se charge de la DIMONA.
Via dimona.belgie.be ou via votre secrétariat social. Vous avez besoin du numéro NISS du travailleur (numéro de registre national) et des dates de début et de fin prévues.
Tous les travailleurs (CDI, CDD, temps partiel, étudiants, intérimaires, domestiques...). Y compris les essais professionnels qui ne dépassent pas 3 jours.
Amende de 200 à 2 000 € par travailleur non déclaré, majorée en cas de récidive. Le travailleur est présumé avoir travaillé depuis 6 mois, avec rétroactivité des cotisations ONSS.
Étape 3 : Le contrat de travail
Le contrat de travail définit les droits et obligations de l'employeur et du travailleur. En Belgique, certains types de contrats doivent impérativement être établis par écrit avant le début de l'exécution. Les contrats CDI à temps plein peuvent être oraux (mais c'est fortement déconseillé), tous les autres doivent être écrits.
CDI (temps plein)
Contrat à durée indéterminée, à temps plein. Peut être verbal mais doit contenir les éléments essentiels : description de la fonction, rémunération, lieu de travail, date de début, commission paritaire applicable.
CDD
Contrat à durée déterminée. Obligatoirement écrit et signé avant le début. Limité à 2 ans ou 4 renouvellements successifs. Au-delà, il devient automatiquement un CDI.
Temps partiel
Obligatoirement écrit. Doit mentionner les jours et heures de travail exacts ou un calendrier variable selon la commission paritaire.
Étudiant
Contrat spécifique obligatoirement écrit. Régime de cotisations ONSS réduit (2,71 % travailleur + 5,43 % employeur) dans le quota de 600 heures annuelles par étudiant.
Étape 4 : Commission paritaire et barèmes de salaires
En Belgique, chaque secteur d'activité est rattaché à une commission paritaire (CP) qui fixe les barèmes de salaires minima, les conditions de travail spécifiques, les primes et les avantages sectoriels. Vous devez impérativement identifier la commission paritaire de votre secteur et respecter ses barèmes.
La commission paritaire correcte dépend de l'activité principale de votre entreprise et de la catégorie de votre employé (ouvrier ou employé). En cas de doute, contactez le SPF Emploi ou votre secrétariat social. Appliquer des barèmes inférieurs aux minima sectoriels est une infraction grave.
Étape 5 : L'assurance accidents du travail
L'assurance accidents du travail est obligatoire pour tout employeur dès le premier employé. Elle couvre les accidents survenant sur le lieu de travail ou sur le trajet domicile-travail. Elle doit être souscrite avant le début de la prestation du premier travailleur.
- La prime varie selon le secteur d'activité et le niveau de risque (entre 1 et 10 % du salaire brut)
- Elle est souscrite auprès d'une compagnie d'assurance privée agréée (Ethias, AXA, Belfius, AG Insurance...)
- En cas d'accident non couvert par une assurance, l'employeur est personnellement responsable de l'intégralité des frais
- Le Fonds des Accidents du Travail (FAT) vérifie que tous les employeurs sont bien assurés
Étape 6 : Le règlement de travail
Le règlement de travail est un document interne obligatoire dès lors que vous employez du personnel. Il régit les conditions de travail au sein de l'entreprise et doit être remis à chaque travailleur à son engagement.
Il doit contenir au minimum : les horaires de travail, les jours de repos, les lieux de travail, les délais de préavis, les modalités de paiement du salaire, les mesures relatives à la protection des données, les règles en matière de sécurité et de bien-être, et les sanctions disciplinaires.
Aides à l'emploi pour le premier engagement
Engager pour la première fois peut être amorti par des aides à l'emploi significatives :
Exonération totale ONSS
Le premier employé engage droit à une exonération totale et permanente des cotisations ONSS patronales de base. C'est une économie de 25 à 30 % du coût salarial.
Réduction 2e et 3e employé
Pour les 2e et 3e employés recrutés dans les 5 ans suivant le premier engagement, des réductions ONSS dégressives s'appliquent.
Groupes-cibles régionaux
Des réductions supplémentaires existent pour l'engagement de demandeurs d'emploi de longue durée, de jeunes peu qualifiés, de travailleurs âgés ou de personnes en situation de handicap. Ces avantages varient par région (Wallonie, Bruxelles, Flandre).
Plan Activa
Activation des allocations de chômage sous forme de réductions de cotisations patronales pour l'engagement de demandeurs d'emploi éligibles. Consultez votre secrétariat social ou Actiris/Forem/VDAB selon la région.