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Les meilleurs outils collaboratifs pour PME ou freelance

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Les freelances et les PME sont souvent amenés à travailler à distance via Internet. Pour communiquer avec des fournisseurs et prestataires, pour stocker ses documents ou tout simplement pour organiser son travail, le freelance et les employés de PME ont besoin d’outils collaboratifs intuitifs et pratiques. Voici notre sélection des meilleurs outils collaboratifs pour une PME et un freelance.

La collaboration a changé grâce aux outils numériques

La collaboration est une pratique de travail par laquelle des individus travaillent ensemble dans un but commun pour obtenir un avantage commercial.

L’essor de l’économie des free-lances et des start-up peut être attribué à un certain nombre de facteurs. Un facteur important est la collaboration efficace entre les prestataires de services, les freelances et les commanditaires. L’époque où l’achèvement d’un projet n’était possible que si les personnes collaboraient face à face est révolue. Aujourd’hui, la collaboration à distance et le travail d’équipe fonctionnent bien avec les bonnes applications et les bons outils de travail en ligne.

Collaboration à distance

Les employeurs et les indépendants vivent de plus en plus souvent éloignés les uns des autres. Grâce à des outils de gestion de projet et de collaboration, la distance n’est plus un obstacle.

Pourquoi est-il important que l’employeur et le travailleur indépendant collaborent ? Le succès d’un projet ne dépend pas uniquement du travailleur indépendant. Le retour d’information de l’employeur est essentiel car il pousse le freelance vers le résultat attendu. L’échange de commentaires et d’idées permet aux deux parties de voir si elles sont sur la même longueur d’onde pendant toute la durée du projet.

Les meilleurs outils de communication pour un freelance

outils collaboratifsCommuniquer est très important pour les petites structures. Il existe de nombreux outils collaboratifs qui permettent de communiquer à distance avec ses collaborateurs, mais pas seulement : ils permettent également de créer des groupes de discussion, d’organiser des visio-conférences, ou encore d’utiliser une messagerie instantanée.

Slack

Slack est l’un des outils de communication collaboratif les plus populaires, et pour cause : il offre toutes les fonctionnalités dont vous aurez besoin. Sur Slack, on peut ainsi discuter par messagerie instantanée ou organiser un appel audio ou vidéo, partager du contenu, créer des groupes de discussion (des chaînes), effectuer une recherche dans une conversation…

En outre, Slack s’intègre également très bien avec les outils les plus couramment utilisés par le freelance, comme Google Drive, Trello ou Dropbox. C’est l’outil parfait pour communiquer au sein d’une équipe projet !

Si vous constituez une petite équipe, vous n’aurez pas besoin de payer pour utiliser Slack. A partir de 10 000 messages par mois, il faudra payer un abonnement.

Skype

Skype est également un incontournable pour communiquer avec ses collaborateurs. C’est l’un des outils les plus utilisés en entreprise pour les appels vidéo, car il permet de communiquer avec des personnes de n’importe quel pays. Vous pourrez ainsi organiser des réunions vidéo, partager votre écran et partager des documents. Outre les appels vidéo, Skype permet de communiquer par messagerie instantanée en temps réel.

A noter que pour utiliser les fonctions collaboratives de Skype, il faudra payer un abonnement. Toutefois, pour communiquer par messagerie instantanée ou appel vidéo, la version gratuite suffit.

Zoom

Zoom est un outil de communication collaboratif qui a connu un grand bond pendant le confinement, avec le succès des « Apéros Zooms ». Cet outil présente les mêmes fonctionnalités que Skype, il vous permettra donc d’organiser des réunions en visio avec vos collaborateurs. Le petit plus par rapport à Skype, c’est qu’il est plus léger, il sera donc plus facile à héberger sur un ordinateur portable.

Les meilleurs outils collaboratifs pour s’organiser

Lorsque l’on est freelance et que l’on n’a pas d’horaires de travail imposés, on doit avoir de bonnes capacités d’organisation pour ne pas perdre de temps et gagner en efficience.

Dans une PME aussi les horaires sont souvent élastiques.
Ces situations requièrent des outils organisationnels qui permettent de mener à bien les projets à plusieurs.

Doodle

Doodle est l’outil de référence pour planifier des réunions avec vos collaborateurs ou clients. Plutôt que de convenir d’une date par retours d’emails, invitez tous les participants à renseigner leurs disponibilités et choisissez la date qui arrangera tout le monde en quelques clics.

Trello

Trello est un outil collaboratif très pratique pour organiser le travail, surtout l’on travaille en projets ou en missions. La gestion de projet est un des points forts de Trello. L’Application fonctionne comme un espace de travail disposé sous forme d’un tableau sur lequel on collerait des post-it, mais avec de multiples fonctionnalités en plus et surtout une dimension collaborative. Vous pouvez créer des tableaux pour vos projets, des cartes sur chaque tableau pour vos missions, et ajouter des étiquettes, des fichiers, des délais, des collaborateurs ou encore des checklists. Vous pouvez également créer des équipes pour chaque thème de travail ou chaque équipe projet.

L’entrepreneur pourra utiliser Trello pour organiser ses projets avec ses collaborateurs, mais aussi pour organiser son travail, avec des « boards » personnels.

Dropbox

Dropbox est un autre outil bien pratique, puisqu’il permet de stocker des documents et de partager facilement des fichiers et dossiers avec des collaborateurs, quelle que soit leur taille. Un véritable serveur partagé dans le Cloud ! Vous pourrez y accéder gratuitement, avec un espace de stockage limité (2 Go), ou sur abonnement, pour profiter pleinement de ses fonctionnalités collaboratives. A noter également que Dropbox dispose d’une application mobile très intuitive !

Google Drive

Google Drive est un outil de partage de document. Il propose l’équivalent de la suite Office de Microsoft, mais dans le Cloud, donc de manière partagée. Un excellent outil pour collaborer à plusieurs sur des fichiers Word, Excel ou Powerpoint, même si vos collaborateurs sont situés à l’autre bout du monde ! Comme Dropbox, Google Drive dispose d’une version gratuite avec espace de stockage limité (15 Go) et d’une version payante avec espace illimité.

Invision

Dernier outil pratique pour le freelance qui souhaite mieux s’organiser : Invision. Ce projet est idéal pour les freelances créatifs puisqu’il permet de créer des prototypes et maquettes et de les partager avec ses collaborateurs. Vos collaborateurs pourront vous faire des commentaires directement sur la maquette afin de faire avancer ensemble le projet.

Conclusion

Le choix et la connaissance de chaque outil collaboratif permet d’améliorer la productivité, d’utiliser ua mieux l’intelligence collective afin de réaliser un travail d’équipe que s’affranchit des distances.

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