TPE, PME ou grand groupe, toutes les entreprises ont un point commun : la gestion de l’entreprise grâce à des solutions logicielles comme un PGI ou ERP. Même en tant que petite entreprise, vous êtes concerné par des obligations légales, qui vous imposent de noter et enregistrer certaines informations. Et même sans forcément parler de comptabilité, vous aurez besoin d’outils informatiques pour traiter et gérer votre activité.
Qu’il s’agisse d’organiser vos achats en gérant vos stocks et vos flux, vos ventes et la problématique de facturation qui les accompagnent, la relation clientèle, votre inventaire, vos locations de matériel ou la sous-traitance… Toutes ces tâches doivent être gérées informatiquement, en parallèle de votre comptabilité et d’autres activités (comme la gestion de la paie par exemple).
Un outil essentiel pour faire face à ces formalités est le progiciel de gestion, y compris pour les PME.
Qu’est-ce qu’un progiciel de gestion ?
Un progiciel de gestion, parfois raccourci en PGI pour « progiciel de gestion intégré », est connu sous le nom anglais de ERP, pour « enterprise resource planning ». Il s’agit d’un logiciel de gestion professionnel, qui permet de gérer et d’assurer l’ensemble des processus d’une entreprise, quelle que soit sa taille, de manière dématérialisée.
Le PGI est bien souvent un logiciel permettant de couvrir la totalité des besoins informatiques d’une entreprise, et ce grâce à différents module spécifiques, chacun dédié à une tâche bien particulière. L’ensemble est uniformisé et simplifié, afin de pouvoir proposer un usage et une expérience facilités pour tous les utilisateurs.
Fonctions et intérêt du progiciel de gestion
Fondamentalement, un progiciel de gestion complet peut suffire, à lui seul, à couvrir toutes les activités et la gestion de votre PME. Il permet d’enregistrer vos flux entrants et sortants, vos stocks, vos achats et ventes, vos relations clientèle, mais également votre comptabilité, et même votre business en ligne.
Son principal avantage est que, édité par un concepteur unique, il offre une interface cohérente et uniforme sur tous les modules proposés. Son utilisation est ainsi beaucoup plus intuitive que si vous confiiez l’ensemble de votre gestion à un grand nombre de logiciels différents.
Liste des caractéristiques importantes du PGI
Vous trouverez ci-dessous une liste des principales caractéristiques d’un logiciel d’ERP les plus courantes :
1. Intégration
Cette fonctionnalité de l’ERP est l’un des principaux éléments qui différencient cette solution des autres types de logiciels. Si de nombreuses solutions autonomes se targuent de pouvoir s’intégrer à d’autres systèmes, rien ne vaut une suite d’applications conçues pour fonctionner ensemble. L’intégration garantit que les nombreuses fonctionnalités offertes par les systèmes ERP fonctionnent harmonieusement ensemble.
L’ERP fournit une plateforme intuitive et entièrement intégrée grâce à laquelle vous pouvez analyser, surveiller et effectuer la majorité des tâches liées aux données. Grâce à une base de données unique, l’ERP recueille, stocke et analyse les données de tous les services. Cela garantit une communication transparente au sein de votre organisation. Grâce à l’ERP, les entreprises d’aujourd’hui ne doivent plus travailler en silos. Travailler à partir d’une source d’information unique réduit les écarts entre vos équipes ainsi que les erreurs et les coûts associés.
L’intégration permet également à votre entreprise de travailler avec plusieurs composants à la fois. Par exemple, grâce à la gestion intégrée de la relation client (CRM), les utilisateurs peuvent accéder à l’historique des commandes et aux informations sur les clients dans le même système. L’analyse des données donne un aperçu des tendances commerciales et peut offrir des prévisions basées sur les pratiques passées. L’efficacité à l’échelle de l’organisation s’en trouve accrue, ce qui garantit un fonctionnement harmonieux et une meilleure productivité.
2. Automatisation
Lorsque quelqu’un demande « Que fait l’ERP« , la réponse inclura probablement toujours l’automatisation. Cette capacité ERP automatise les tâches fastidieuses courantes, notamment la saisie des commandes, la paie, la comptabilité, la facturation, l’établissement de rapports, etc. L’automatisation réduit les nombreuses heures que votre personnel consacre habituellement à ces processus, ce qui lui permet de se concentrer sur des tâches plus importantes. L’optimisation du temps de vos employés garantit des journées de travail plus efficaces.
L’automatisation de vos processus peut également réduire les erreurs humaines. Lorsque vos employés passent la majeure partie de leur journée à répéter sans cesse la même tâche, ils sont condamnés à commettre une ou deux erreurs. L’automatisation permet d’envoyer des données d’une partie du système à une autre, sans risque d’erreur. Même les petites erreurs peuvent finir par coûter cher à votre entreprise, alors pourquoi ne pas les éliminer dans la mesure du possible ?
3. Analyse des données
Étant donné qu’un PGI collecte et traite déjà des données provenant de toutes les fonctions de votre entreprise, il est logique de capitaliser ces informations par l’analyse. En d’autres termes, cette fonction de l’ERP permet de trouver des tendances et des modèles dans vos processus. Cela permet aux utilisateurs de réfléchir à l’efficacité de certaines tâches, en plus de fournir des prévisions pour les décisions commerciales futures.
L’ERP analyse les données relatives à toutes les opérations commerciales, y compris les données des clients, les statistiques de production, les données de vente et bien plus encore. Par exemple, un ERP peut vous aider à prévoir la demande, à créer un budget et à analyser vos fonctions RH. L’analyse des données offre un accès facile aux données commerciales vitales et vous donne les outils dont vous avez besoin pour suivre la productivité et l’efficacité de votre organisation. Si vous souhaitez un exemple plus précis des capacités du système en matière d’analyse des données, consultez certains de nos articles sur la veille économique.
4. Rapports
Beaucoup de gens utilisent les termes « reporting » et « analyse » comme synonymes lorsqu’ils parlent d’ERP. Bien que ce ne soit pas typiquement un problème, il est toujours utile de faire la distinction entre les deux. Vous pouvez considérer les capacités de reporting de l’ERP comme les outils nécessaires pour transmettre une analyse à un utilisateur final. Ces outils comprennent souvent des tableaux de bord personnalisables, des diagrammes de Gantt, des diagrammes circulaires, des graphiques à barres et d’autres représentations visuelles. De nombreux systèmes permettent également aux utilisateurs de restreindre l’accès aux rapports, protégeant ainsi des informations précieuses sur l’entreprise.
L’ERP fournit des rapports détaillés qui sont intuitifs, exploitables et pertinents. En outre, il permet une traçabilité complète, garantissant que chaque erreur, incohérence et processus douteux peut être retracé, corrigé et prévenu. Ainsi, les capacités de reporting de l’ERP vous aident à cibler les faiblesses de votre entreprise, garantissant des performances plus solides au fil du temps.
5. Gestion de la relation client
Les logiciels de gestion de la relation client (CRM) sont avantageux pour plusieurs raisons. Premièrement, un CRM est une excellente option pour les entreprises dont la clientèle est devenue trop importante pour les feuilles de calcul. Les tableurs fonctionnent bien jusqu’à ce que vous vous retrouviez à passer plus de temps à les mettre à jour qu’à les utiliser pour trouver des informations. Deuxièmement, les CRM au sein d’un ERP centralisent les informations sur les clients, ce qui permet un accès rapide lorsque l’on travaille avec d’autres parties du système. Par exemple, un CRM intégré permet aux utilisateurs d’accéder aux informations de facturation et aux adresses des clients lors du traitement des expéditions.
En plus de la gestion des contacts, les outils de CRM gèrent également l’automatisation du marketing, les activités du pipeline de vente et la gestion des prospects. Grâce à l’ERP, vous pouvez concevoir et mettre en œuvre des solutions complètes d’assistance à la clientèle. Vous pouvez facilement créer des campagnes, suivre les clients tout au long du cycle de vente et évaluer leur satisfaction. Les capacités de gestion du service clientèle de l’ERP permettent d’améliorer facilement la fidélisation des clients à long terme.
6. Comptabilité
La gestion financière est l’une des fonctions les plus importantes dans toute entreprise. À ce titre, tout PGI respectable devrait contenir de solides outils comptables. Les systèmes ERP aident à gérer des processus tels que les comptes fournisseurs, les comptes clients, la gestion des immobilisations, la gestion des risques et la gestion fiscale. Il existe de nombreux systèmes qui peuvent également gérer plusieurs devises et réglementations fiscales si vous faites régulièrement des affaires en dehors de votre pays.
Les plateformes ERP fournissent des outils exceptionnellement puissants pour gérer tous les aspects des ventes et des revenus de votre entreprise. Un système ERP solide vous permet d’automatiser de nombreuses fonctions comptables, notamment le traitement des paiements, l’analyse des ventes, la gestion des dépenses, etc. Cela améliore la précision et le temps de traitement, réduisant ainsi la charge de travail de votre personnel et ses heures de travail. Pour une liste exhaustive des capacités financières, consultez notre liste de contrôle des exigences en matière de logiciels de comptabilité.
7. Suivi et visibilité
L’un des plus grands aspects des solutions ERP est leur capacité à fournir une visibilité complète. L’exemple le plus évident est la visibilité de la chaîne d’approvisionnement. De nombreux systèmes ERP disposent aujourd’hui de la technologie nécessaire pour suivre les produits finis ainsi que les matières premières de la fabrication à la livraison. Une grande partie de cette capacité est rendue possible par le haut niveau d’intégration que les systèmes ERP offrent. Comme toutes vos applications peuvent envoyer et recevoir des informations, le suivi des matériaux est un processus simple. Ce niveau de visibilité permet aux utilisateurs de comprendre et de prévoir des problèmes tels que les retards et les ruptures de stock.
En plus du suivi des objets tangibles, l’ERP permet aux utilisateurs de suivre les informations. Cela inclut les ventes, les statistiques de production, la productivité du personnel et bien d’autres choses encore. Les systèmes ERP fournissent une multitude d’outils pour suivre différents ensembles d’informations. Les ventes sont souvent suivies dans des outils de CRM, la productivité du personnel peut être suivie dans un module de RH et les statistiques de production peuvent être trouvées dans des outils d’analyse de la fabrication. Les systèmes ERP permettent également aux utilisateurs de mettre en place des alertes pour certains événements, ce qui leur permet de se tenir au courant des activités les plus importantes.
Bien choisir son progiciel de gestion pour PME
S’il est vrai qu’un progiciel de gestion est un atout et une aide pour les entreprises de toutes tailles, une PME a généralement moins d’impératifs qu’une plus grande entreprise. Par conséquent, tous les progiciels de gestion ne leur sont pas forcément totalement adaptés.
Voici quelques critères pour choisir un progiciel de gestion.
- Un PGI conforme à votre activité et votre taille : par réflexe ou volonté de simplicité, certaines PME se tournent vers des progiciels de gestion fortement réputés et utilisés par les grandes entreprises, sans se poser la question de savoir si elles en ont réellement besoin. Ce genre de progiciel est généralement très coûteux et complexe, et propose des fonctions profondes, dont les PME n’ont pas besoin. Parallèlement, certains progiciels sont plus orientés vers un secteur particulier : industrie, services, e-business… Cherchez donc un progiciel à la fois spécialisé dans votre branche, et dont les fonctionnalités correspondent à votre taille.
- Facilité d’utilisation : le progiciel de gestion va déterminer en grande partie la bonne marche de votre entreprise. Il se doit donc d’être intuitif et facilement compréhensible par toutes les personnes amenées à s’en servir. L’interface doit être agréable, la rapidité excellente, et toutes les options claires pour les utilisateurs. S’il peut être personnalisable, c’est encore mieux : idéalement, ce devrait être le logiciel qui s’adapte à votre activité, et non l’inverse !
- Suivi et accompagnement : un progiciel de gestion est inséparable de son intégrateur, l’entreprise qui l’édite et le suit. Un bon logiciel ne vous sera d’aucune utilité si vous n’arrivez pas à obtenir facilement de l’aide en cas de difficultés, ou s’il n’est pas régulièrement mis à jour. Avant de faire votre choix, renseignez-vous donc sur la société qui édite ce logiciel : les retours des autres clients sont-ils bons ? Est-ce que le support client est rapide et efficace ? Le logiciel fourni utilise-t-il les dernières technologies, et est-il régulièrement mis à jour ? Un choix éclairé devrait également tenir compte du créateur du logiciel, tout autant que du progiciel lui-même.
Un exemple de progiciel pour PME
Nous espérons avoir pu vous faire découvrir, dans cet article, les avantages qu’il y a à tirer d’un progiciel de gestion adapté, même pour une PME.
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