Le siège social est l’adresse officielle de votre société. Dans une entreprise individuelle qui est automatiquement votre adresse domiciliaire, dans une entreprise, vous avez plusieurs options. Plusieurs possibilités existent quant au choix du siège social et la façon de procéder pour changer de siège social. Dans ce billet de blog, nous allons vous les expliquer !
1. Le siège statutaire par rapport au siège réel
Dans une société, il est obligatoire d’indiquer votre siège social dans les statuts. Cette adresse peut être différente de celle de votre bureau actuel ou de votre bureau d’exploitation : l’endroit à partir duquel vous exercez effectivement vos activités. Il est également possible d’avoir plus d’un poste de travail (le plus souvent appelé succursales ou succursales). Leurs adresses doivent toujours être enregistrées auprès de la Banque-Carrefour des Entreprises (CBE).
Et le nom social ou la raison sociale ?
Le nom social est le nom sous lequel votre entreprise a été enregistrée à la CBE. Dans une entreprise individuelle, il s’agit de votre nom et prénom, dans une société, il s’agit du nom unique de votre société, qui est mentionné dans les statuts et a été publié au Moniteur belge.
Le nom commercial ou commercial est le nom sous lequel votre entreprise fait affaire et est connu du public. Il peut être changé relativement facilement et gratuitement par l’intermédiaire d’un guichet d’entreprise. Ne vous inquiétez donc pas si votre nom commercial n’est pas prêt à 100% commercialement dès le départ.
2. Où pouvez-vous établir une entreprise ?
Il existe plusieurs options, chacune ayant ses propres conséquences juridiques :
Votre adresse personnelle
Un choix logique : vous êtes souvent présent ici et cela facilite la correspondance. Il y a quand même un piège ici. L’huissier de justice peut considérer que l’ensemble du contenu du siège social d’une société est également la propriété de la société. Si vous éprouvez des difficultés financières, les créanciers peuvent saisir vos biens personnels. Conservez toujours vos factures d’achat dans un endroit sûr, afin de pouvoir les contester avec les preuves nécessaires.
Vous louez votre maison ? Dans ce cas, il y a peu de chances que vous puissiez y créer une entreprise. En fait, la plupart des baux interdisent les fins commerciales, qui sont fiscalement désavantageuses pour le propriétaire. En effet, si vous pouvez contribuer aux frais de location en tant qu’indépendant, votre propriétaire est imposé sur le revenu locatif réel et non sur le revenu cadastral indexé (inférieur).
Vous pourriez convenir d’un loyer plus élevé avec votre propriétaire afin de neutraliser son désavantage fiscal.
Votre domicile parental
Une bonne option si l’adresse de votre domicile n’est pas possible, mais s’applique à nouveau : si la maison de vos parents sert de siège social, ils garantiront automatiquement tous leurs biens à votre entreprise. Assurez-vous donc de garder une trace de toutes les factures d’achat de biens privés, et jouez la sécurité en prenant l’une des mesures suivantes :
- Demandez à un huissier de justice de faire l’inventaire des biens de votre entreprise avant de les transférer à vos parents.
- Tout le matériel que vous achetez par la suite doit alors être enregistré au nom de votre entreprise ou de vos parents. De cette façon, ce qui appartient à qui reste clair.
- Une autre option est de louer une chambre dans votre maison parentale au nom de l’entreprise. Assurez-vous d’avoir un contrat de location légal, car vos parents seront imposés sur leurs revenus locatifs supplémentaires. En retour, vous pouvez déduire vos frais de location et d’utilisation.
Un bureau extérieur
Si vous ne disposez pas de votre propre espace, vous pouvez louer un bureau ou un immeuble. Pour commencer, c’est bien sûr moins évident, étant donné les coûts supplémentaires que cela implique.
Un espace de co-working
En règle générale, il est autorisé de prendre son siège social dans un espace de co-working. Avant de vous engager, vérifier bien dans le contrat que vous signez.
3. Changement de siège
Dans une entreprise unipersonnelle, votre siège social est votre adresse personnelle. Si vous déménagez, la CBE reprendra automatiquement votre nouvelle adresse du registre national. Ceci ne s’applique pas à votre établissement ou succursale. Si l’adresse change également, il faut le faire dans la CBE. Vous pouvez le faire vous-même via le guichet de l’entreprise (coût : 87 euros) ou via www.myenterprise.be (gratuit).
Le siège social d’une société étant inscrit dans les statuts, un changement d’adresse implique également une modification des statuts et une nouvelle publication au Moniteur belge. Si vous avez une société à responsabilité limitée (par exemple une SPRL), vous devez organiser une assemblée générale et engager un notaire : le notaire déposera son rapport au greffe du tribunal de commerce, qui effectuera le changement d’adresse à la CBE.
Conseil : vous pouvez éviter ces frais de notaire en stipulant dans les statuts que le gérant peut changer de siège social. Toutefois, si vous déménagez le siège dans une autre région linguistique, le coût augmentera de nouveau car les statuts seront de facto modifiés à ce moment-là, car ils devront être traduits par un traducteur assermenté.
4. Changer l’adresse pour le véhicule votre entreprise
Dans le cadre du changement de votre siège social, ne vous contentez pas seulement de ces démarches administratives ! En effet, vous ne devez pas oublier le véhicule de société (ou véhicule de fonction) lors d’un changement d’adresse ou d’un déménagement important pour votre entreprise. Heureusement, vous allez pouvoir suivre tout le processus en ligne pour faire le changement d’adresse pour son véhicule de société et ainsi vous permettre d’être en règle !
Il se trouve en effet que lors d’un déménagement, il ne faut pas oublier la carte grise : la carte grise est un document obligatoire et si vous n’avez pas les papiers du véhicule, cela pourrait vous causer des ennuis, tout comme le fait de ne pas voir pensé au certificat d’immatriculation ou encore à l’assurance.
Pour pouvoir gérer la demande en ligne, il se peut que vous ayez besoin de certains documents comme le permis de conduire mais aussi d’autres documents qui vous permettront d’identifier l’entreprise : n’hésitez pas à bien vous renseigner au préalable et à regrouper tous les documents nécessaires pour que cela vous prenne le moins de temps possible lorsque vous effectuerez ces démarches qui n’ont rien d’amusantes !
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