Les assemblées générales annuelles ou extraordinaires sont des événements importants dans la vie d’une société. Voici un aperçu complet des exigences de fond et de forme. Une petite erreur peut avoir des conséquences importantes, par exemple en cas de conflits entre actionnaires.

Qui peut convoquer l’assemblée générale ?

En principe, le conseil d’administration ou le(s) gérant(s).

1-. Un administrateur ne peut le faire à titre individuel, sauf exceptionnellement en raison d’une attribution de pouvoirs généraux ou spéciaux. Souvent, les tribunaux déclarent une réunion invalide si elle n’est pas convoquée par l’organe compétent.

2-. Si l’administrateur général unique d’une SPRL est décédé et que les statuts ne prévoient pas d’administrateur général successeur, tous les associés sont autorisés à convoquer l’assemblée et les héritiers de l’administrateur général décédé auraient également cette possibilité.

3-. Les actionnaires ou associés ne peuvent pas non plus le faire, mais ils peuvent obliger le conseil d’administration ou le gérant à le faire s’ils représentent ensemble au moins un cinquième des actions.

L’avis de convocation doit alors suivre dans les trois semaines suivant la demande et la réunion doit avoir lieu dans un délai raisonnable. Les administrateurs ou dirigeants qui ne se conforment pas à cette demande s’exposent à des sanctions pénales. Toutefois, si une partie des administrateurs refuse de se conformer à une telle demande, l’avis peut valablement être émis par les autres administrateurs.

4-. Le commissaire aux comptes peut à tout moment, indépendamment de la direction ou du gérant, convoquer une assemblée générale, notamment à

• en cas de pertes importantes, ou
• par exemple lorsque le fonctionnement normal de la société est menacé en cas de conflit fondamental entre administrateurs.

5-. Rappelez-vous que la loi exige parfois la convocation, par exemple.. :

• dans les deux mois suivant la date à laquelle il a pu être établi que des pertes importantes ont été subies,
• dans le cas d’une quasi-injection proposée, ou
• un achat d’actions propres et dans d’autres situations que nous ne pouvons énumérer ici de manière exhaustive.

Gère la réunion :

• une modification des statuts,
• un achat d’actions propres,
• l’émission d’obligations convertibles ou de warrants ou
• il discutera de la suppression du droit préférentiel de souscription en cas d’augmentation de capital,
• l’assemblée doit avoir lieu devant un notaire de droit civil. Dans d’autres cas, ce n’est pas obligatoire, mais bien sûr toujours autorisé.

La convocation

La convocation elle-même est possible sous différentes formes :

• par lettre recommandée à tous les actionnaires s’il n’y a que des actions nominatives ;
• par des publications au Moniteur belge et dans deux quotidiens ou hebdomadaires, s’il existe également des actions au porteur ou des titres au porteur avec droit de souscription (on peut déduire de cette règle que les détenteurs de titres avec droit de souscription peuvent également assister à l’assemblée et doivent donc être invités).

Bien entendu, l’assemblée générale peut toujours se réunir sans ces exigences formelles si :

• tous les actionnaires sont présents ou représentés et
• Le fait d’accepter cette méthode de réunion et l’ordre du jour, par conséquent, il est préférable de noter cet accord dans le rapport. Les conditions de forme imposées, y compris en ce qui concerne l’ordre du jour auquel des points gratuits peuvent être ajoutés, deviennent caduques si tous les actionnaires y consentent à l’unanimité.

Dans la pratique, deux hypothèses seront distinguées pour la convocation :

a) toutes les actions sont nominatives et il n’existe pas d’actions au porteur avec droit de souscription :

• par lettre recommandée, envoyée au moins huit jours calendaires (dimanche et jours fériés compris) avant la réunion, le jour de la réunion ne compte pas, ce qui signifie que l’on peut se réunir au plus tôt le neuvième jour (c’est-à-dire avec une convocation envoyée le premier du mois, on peut se réunir au plus tôt le neuvième du mois) ;

b) il existe des actions au porteur et/ou des titres au porteur avec droit de souscription.

• Publication au Moniteur belge au moins huit jours avant la réunion ;
• plus deux publications, dans deux quotidiens ou hebdomadaires, l’un à diffusion nationale et l’autre de la région, avec un intervalle d’au moins huit jours et la deuxième publication au moins huit jours avant la réunion ;
• ainsi qu’une convocation à l’assemblée par lettre ordinaire adressée aux titulaires d’actions nominatives.

Les dates dans les magazines doivent également être prises en compte. Autre exemple concret : dans le cas d’une première publication le premier du mois, la deuxième publication suit au plus tôt le dixième jour du mois, pour une date de réunion au plus tôt le dix-huit du mois. Dans la pratique, il est recommandé de ne prendre que des marges légèrement plus importantes.

Rappelons également que les comptes annuels et les rapports du conseil d’administration et du commissaire doivent être joints à la lettre de convocation adressée aux actionnaires nominatifs, et doivent également être disponibles pour consultation au siège social de la société quinze jours avant la date de l’assemblée.

La mention du lieu, du jour, de l’heure et de l’ordre du jour

L’avis de convocation, par lettre ou par publication, doit bien entendu indiquer clairement le lieu, la date et l’heure de l’assemblée. En principe, l’assemblée annuelle doit se tenir dans la ville ou la municipalité et à la date et à l’heure fixées par les statuts. En principe, c’est gratuit pour les assemblées générales extraordinaires : les statuts confèrent généralement au conseil d’administration ou au gérant le pouvoir de déterminer le lieu, la date et l’heure. Néanmoins, les auteurs qui font autorité affirment qu’il n’est pas permis de convoquer une assemblée à l’étranger et que l’assemblée peut être déclarée nulle si le lieu, la date et l’heure sont délibérément choisis pour empêcher certains actionnaires d’être présents.

L’avis de convocation doit également indiquer clairement l’ordre du jour, suffisamment concret et détaillé pour permettre aux actionnaires de se faire une image de l’intérêt et de l’objet de l’assemblée.

Les points de l’ordre du jour tels que la modification des statuts ne sont pas suffisants, ni divers, etc. : au titre de ces points de l’ordre du jour, des annonces peuvent être faites et même des échanges de vues peuvent avoir lieu, mais aucune décision d’aucune importance ne peut être prise car (entre autres choses, les actionnaires absents) n’auraient pu le prévoir.

Qui devrait être convoqué et qui a le droit d’assister à la réunion ?

• tous les actionnaires avec droit de vote, mais aussi
• les détenteurs d’actions sans droit de vote, et également
• les obligataires car ils ont le droit d’assister à l’assemblée avec voix consultative.
• Les détenteurs d’actions en dehors du capital doivent également être convoqués si les statuts le prévoient.
• Il peut y avoir des doutes sur la répartition des actions en nue-propriété et en usufruit : on suppose que les deux peuvent assister à l’assemblée, ce qui n’implique pas qu’ils disposent tous deux du droit de vote. Habituellement, les statuts apportent la solution. Si rien n’a été déterminé, le droit de vote est suspendu sauf accord mutuel. Mais il est également possible que les deux puissent voter ou pour des points différents de l’ordre du jour selon qu’ils affectent les intérêts du nu-propriétaire (valeur du capital) ou de l’usufruitier (droits de jouissance).
• Les administrateurs, même s’ils ne sont pas actionnaires, et le commissaire doivent toujours être invités : en principe, ils ont même l’obligation d’assister à l’assemblée parce qu’ils doivent, sur demande, répondre aux questions des actionnaires sur leur rapport, leurs comptes annuels ou d’autres points de l’ordre du jour. Toutefois, il est accepté que tous les administrateurs ne devraient pas être présents parce que ce ne sont pas tous les administrateurs qui devraient répondre, mais le conseil en tant que collège.
• Conformément à l’art. 64 2, un associé peut se faire représenter ou assister par un commissaire aux comptes.
• Un avocat peut assister à l’assemblée s’il est le conseiller juridique de la compagnie elle-même. Sur la question de savoir si un avocat peut également le faire au nom d’un actionnaire individuel, le système juridique et la doctrine sont divisés : la majorité suppose que cela n’est pas permis à moins que les intérêts personnels d’un actionnaire fassent l’objet de discussions, par exemple dans le cas d’une proposition d’exclusion comme associé. Bien sûr, la réunion peut toujours exprimer son consentement.

Les journalistes ne peuvent être présents que si la réunion donne son accord.

En effet, les statuts déterminent les formalités d’admission à l’assemblée et ces formalités doivent être mentionnées dans la convocation. Si les statuts ne contiennent aucune disposition à cet égard, l’organe qui convoque l’assemblée (par exemple le conseil d’administration) ne peut plus imposer de formalités. En cas de contestation sur l’admission d’une personne, c’est l’assemblée elle-même qui décide, et non le président ou même le bureau. Tous les actionnaires ayant le droit de vote peuvent voter en personne ou par procuration, et ce droit ne peut leur être retiré, mais il peut être modulé (par exemple, une seule procuration par actionnaire, notification préalable, etc. Le vote par correspondance n’est possible que si les statuts le prévoient. En fin de compte : lorsque tous ces règlements ont été strictement observés, la réunion peut être ouverte et peut valablement délibérer et décider, mais c’est la semaine suivante.

Le Bureau et la liste de présence

Avant le début de la réunion, la liste de présence doit être établie et signée en indiquant : :

• les nom, prénom et domicile des actionnaires présents ou représentés et
• le nombre d’actions.

Dans le cas d’actions au porteur, les numéros sont enregistrés. Les procurations sont vérifiées et jointes.

Toutes ces obligations incombent au bureau, dont la composition est généralement fixée par les statuts.

Classique est la disposition selon laquelle l’assemblée générale est présidée par le président du conseil d’administration ou, en son absence, par l’administrateur le plus âgé, avec dispositions ultérieures pour la composition du bureau. Les dispositions des statuts doivent donc être vérifiées au préalable et, bien entendu, strictement respectées.

En l’absence de disposition statutaire, un bureau provisoire peut être constitué, composé de

1. l’actionnaire le plus âgé présent en qualité de président,
2. le plus jeune comme secrétaire ; et
3. en tant que scrutateurs, les deux actionnaires ayant le plus grand nombre d’actions en leur possession. Ce bureau provisoire a pour tâche principale d’établir la liste de présence et d’organiser l’élection du bureau définitif.

La liste de présence est obligatoire à la SA. Dans la SPRL, par exemple, cela n’est pas imposé par la loi, mais reste souhaitable dans la pratique, en particulier en cas de litiges ultérieurs. La liste peut également être incluse ici dans le procès-verbal, qui peut bien entendu mentionner que tous les partenaires sont présents.

L’examen de la régularité des convocations et de la qualité des personnes présentes (ont-elles le droit d’assister et de voter à la réunion ?) et des procurations fait normalement partie des tâches du bureau final, mais logiquement le bureau provisoire doit également en tenir compte en cas de litige : la composition de la réunion peut également avoir une influence sur l’élection du bureau final. Le bureau peut demander la remise d’actions au porteur ou l’inscription au registre des actions. Par exemple, si les statuts exigent un dépôt préalable des actions et qu’un actionnaire ne s’est pas conformé à cette exigence, il peut toujours être admis à l’assemblée par une décision (à la majorité simple) de l’assemblée elle-même, c’est-à-dire non du conseil, du président ou du bureau.

En principe, les membres du bureau final sont élus au scrutin secret.

Le président et le secrétaire ne doivent pas nécessairement être actionnaires. En particulier dans les PME, il est assez courant de constater que l’assemblée décide de ne pas constituer de bureau étant donné le nombre limité de participants : une telle décision peut être prise en toute légalité, puisque l’assemblée elle-même est normative ici, du moins en l’absence de dispositions statutaires obligatoires. Toutefois, toutes les transactions antérieures sont presque automatiques lorsque les statuts contiennent les dispositions nécessaires.

Le quorum

Il demeure un malentendu largement répandu que la réunion doit être en nombre pour qu’une décision valable soit prise.

L’assemblée annuelle ordinaire n’exige aucun quorum :

1. un seul actionnaire peut approuver les comptes annuels et donner décharge, mais sous réserve de
2. la condition expresse que les invitations aient été faites correctement. Il est à noter que les statuts peuvent prévoir un quorum, qui doit bien entendu être respecté.

Le quorum est requis pour certaines assemblées générales extraordinaires : la loi le règle expressément en fonction de la nature des décisions à prendre. Dans le cas d’une modification des statuts, par exemple, elle doit être :

• la moitié du capital est représentée.
• Si cette condition n’est pas remplie et qu’une deuxième réunion est convoquée, le quorum n’est plus requis.
• En cas de modification des statuts, la décision doit également être approuvée à la majorité des 3/4 des voix (également lors de cette deuxième réunion) et les votes nuls et abstentions sont considérés comme des votes contre.

Cette deuxième réunion ne peut plus être convoquée si

• le premier était en effet en nombre,
• mais la majorité des 3/4 n’a pas été atteinte : un tel nouvel avis est une première réunion avec un quorum nécessaire.

Les proportions de votes

Sauf dispositions particulières prévues par la loi ou les statuts, l’assemblée statue à la majorité simple. N’oubliez pas non plus que lors d’une assemblée générale, le président ne peut pas avoir une voix prépondérante en cas d’égalité des voix : même une telle disposition dans les statuts serait nulle et non avenue. C’est possible au conseil d’administration, car il y a un vote par personne, mais l’assemblée générale vote par action.

Finalisation de l’ordre du jour

Le président dirige les pourparlers et a la police sur la réunion. Les actionnaires ont le droit de quitter l’assemblée, par exemple aussi pour se consulter mutuellement, et d’y assister à nouveau (les membres du bureau et les administrateurs présents n’auraient pas ce droit) et ils peuvent aussi arriver trop tard.

Mais ils ne sont pas habilités à demander la réouverture de la discussion ou un nouveau vote sur les points de l’ordre du jour qui ont été traités en leur absence. Le président doit se conformer à l’ordre du jour tel qu’il est indiqué dans la convocation, et certainement pas y ajouter des points, ce qui aurait lieu à l’insu des actionnaires absents.

Le président doit se conformer à l’ordre du jour tel qu’il est indiqué dans la convocation, et certainement pas y ajouter des points, ce qui aurait lieu à l’insu des actionnaires absents. Toutefois, des points peuvent être ajoutés à l’ordre du jour en cas d’urgence : il est généralement admis que l’assemblée peut décider de révoquer un administrateur, même si ce point ne figure pas à l’ordre du jour, si des faits ou motifs sérieux qui n’étaient pas connus au moment de la convocation sont découverts lors de l’assemblée.

Si tous les actionnaires sont présents ou représentés, par exemple dans une PME, l’assemblée a évidemment le droit le plus absolu de modifier ou de compléter l’ordre du jour à l’unanimité ; l’assemblée annuelle peut-elle seulement approuver ou rejeter les comptes annuels présentés, ou peut-elle également les modifier ?

Si tous les actionnaires sont présents ou représentés, par exemple dans une PME, l’assemblée a évidemment le droit le plus absolu de modifier ou compléter l’ordre du jour à l’unanimité.

L’assemblée générale ne peut-elle qu’approuver ou rejeter les comptes annuels présentés ou peut-elle également les modifier ? Bien que la littérature ne soit pas claire, il est principalement supposé que rien ne peut être changé, à l’exception des changements formels ou des corrections d’erreurs significatives qui n’affectent pas l’essence des comptes annuels proposés. On ne peut qu’approuver ou rejeter. Dans ce dernier cas, le conseil doit établir et soumettre un nouveau projet de compte annuel.

Il reste encore quelques points qui touchent spécifiquement la responsabilité des administrateurs et des dirigeants. Tout d’abord, si nécessaire, l’ordre du jour doit toujours commencer par le rapport du conseil d’administration sur les opérations dans lesquelles un administrateur ou un gérant avait un intérêt personnel de nature patrimoniale (anciennement : conflit d’intérêts, cf. art. 60 du Code des sociétés pour la SA et les dispositions correspondantes pour les autres types de sociétés).

L’assemblée peut également être amenée à appliquer l’article 103 du Code des Sociétés (140 pour la SPRL) si des pertes ont fait tomber l’actif net sous la moitié du capital social. Une réunion doit également être convoquée dans les deux mois qui suivent la date à laquelle le préjudice a été ou aurait pu être constaté et cette réunion doit contenir des points spécifiques de l’ordre du jour.

Le droit des actionnaires de poser des questions

Les actionnaires ont le droit de poser des questions qui ne peuvent être exclues ou même limitées par les statuts. La condition selon laquelle les questions doivent être posées à l’avance et par écrit n’est pas valable : les actionnaires ont également le droit d’influencer le comportement de vote des autres par leurs arguments. Ce droit de poser des questions peut porter sur les rapports du conseil d’administration et du commissaire, sur les comptes annuels, mais aussi sur des points qui auraient dû figurer dans le rapport, par exemple, mais qui ont été omis par le conseil.

Le conseil d’administration ne peut refuser de répondre que pour des raisons très sérieuses dans l’intérêt de l’entreprise, par exemple s’il renonce à sa position de négociation vis-à-vis des concurrents ou s’il existe une obligation contractuelle de confidentialité.

Le vote

En principe, les votes ont lieu au scrutin secret. Dans la pratique, ce n’est généralement pas le cas, mais les actionnaires peuvent demander un vote à bulletin secret.

Sous certaines conditions, ils peuvent également prendre des dispositions en matière de vote, par exemple par l’intermédiaire d’une société holding faîtière ou d’un bureau de fiducie après avoir déposé leurs actions.

Les anciennes limitations des droits de vote (qui stipulent que nul ne peut participer au vote pour plus d’un cinquième des voix attachées aux titres dans leur ensemble ou pour plus des deux cinquièmes du nombre de titres représentés à l’assemblée) ont été supprimées depuis la loi du 18 juillet 91, sauf ratification ultérieure du règlement par les statuts. Il est donc préférable d’examiner les statuts.

Levée de la séance

Lors de l’assemblée annuelle, et non lors d’autres assemblées générales, le conseil d’administration a le droit de reporter la réunion de trois semaines durant la session. Cette prérogative inhabituelle, que l’on retrouve presque exclusivement en droit belge des sociétés, a été introduite principalement pour offrir au conseil d’administration un recours contre le truquage inattendu des votes pendant l’assemblée. Dans la doctrine juridique, il est généralement admis que les intérêts de la société doivent primer sur ceux du conseil d’administration en place.

Ce report ne peut porter que sur la discussion et le vote des comptes annuels. Il s’ensuit que l’annulation ne concerne que ces points : toutes les décisions déjà prises sur d’autres points de l’ordre du jour restent donc valables. La doctrine est moins unanime sur la question de savoir si la réunion peut traiter d’autres points de l’ordre du jour après qu’elle a décidé de ce report. Néanmoins, on suppose principalement que c’est possible. Selon cette opinion majoritaire, la réunion peut donc être reportée en ce qui concerne les comptes annuels, mais tous les autres points de l’ordre du jour peuvent encore être traités.

Le report ne peut résulter que d’une délibération du conseil d’administration et n’est valable que pour trois semaines. Rappelons que les quitus aux administrateurs et au commissaire ne peuvent être soumis au vote qu’après l’approbation des comptes annuels, c’est-à-dire : uniquement lors de l’assemblée ajournée ;

Minutes

En plus d’un président, un secrétaire ou un rapporteur est également nécessaire : après tout, un procès-verbal doit être établi. Ils sont signés par les membres du bureau et par les actionnaires qui en font la demande. Il s’ensuit qu’ils doivent être établis sur place et au plus tard à la fin de la réunion.

Cela n’empêche pas que les procès-verbaux manuscrits soient rédigés et diffusés par la suite, mais il doit s’agir d’une représentation fidèle du procès-verbal original. Si l’assemblée est tenue devant notaire, ce qui est parfois obligatoire, son acte constitue le procès-verbal.

Le procès-verbal doit-il ou peut-il consigner le comportement de vote individuel de chaque actionnaire ? Pas en principe, mais cela doit être fait si un actionnaire qui vote contre le demande explicitement, ce qui est également utile dans le cas d’un recours en annulation ultérieur. Les votes contre devraient certainement être inclus nominativement en ce qui concerne la décharge des administrateurs et du commissaire, parce que le vote contre est un élément substantiel ici pour ceux qui souhaitent encore engager ultérieurement des procédures contre certains administrateurs ou contre le commissaire aux comptes.

Organiser des assemblées générales de copropriété à distance facilement

Avec la situation sanitaire actuelle, il nous est demandé de limiter nos déplacements au maximum et d’éviter de se rassembler au même endroit. Heureusement, avec internet, il est possible d’organiser des événements qui auraient certainement dus être reportés autrement. Aujourd’hui, il est possible facilement et simplement d’organiser des ag à distance. En ligne, vous pouvez tenir une assemblée générale et faire exactement les mêmes choses qu’en temps normal. Vous avez la possibilité de préparer cette réunion en envoyant l’ordre du jour aux copropriétaires en quelques clics. Le vote en ligne est également assuré tout comme un système de visioconférence pour vous permettre d’échanger plus facilement.

A la fin de la réunion, un procès-verbal peut être facilement généré, avec la feuille de présence et le compte rendu des votes qui auront pu être faits. Bien des fonctionnalités vous sont proposées sur un site ergonomique et simple d’utilisation. Ce site a été conçu pour vous faciliter la vie et vous permettre d’organiser facilement des assemblées générales. Car la vie doit bien continuer, et ces réunions importantes ne peuvent pas toujours être reportées. Grâce à ce site en ligne, vous pourrez y participer ou les organiser facilement.