Engager votre premier employé est une étape majeure dans la vie de votre entreprise. C'est aussi l'une des démarches les plus complexes du droit belge : DIMONA, numéro ONSS, commission paritaire, contrat de travail, assurance accidents du travail, règlement de travail... Ce guide vous accompagne à travers toutes les étapes, dans l'ordre.
Dès que vous envisagez sérieusement un premier engagement, contactez un secrétariat social agréé. Ils gèrent les déclarations ONSS, les calculs de cotisations et les fiches de paie. Tenter de tout gérer seul est risqué : les sanctions en cas d'erreur sont importantes.
Étape 1 : Obtenez votre numéro ONSS employeur
Avant tout engagement, vous devez disposer d'un numéro d'identification ONSS en tant qu'employeur. Si vous n'en avez pas encore, votre secrétariat social effectue cette démarche pour vous auprès de l'Office National de Sécurité Sociale. Ce numéro est permanent et unique à votre entreprise.
Étape 2 : Trouvez la commission paritaire de votre secteur
La commission paritaire (CP) de votre secteur d'activité détermine les conditions minimales de travail qui s'imposent à vous : salaire minimum, classification des fonctions, avantages extralégaux, barèmes d'ancienneté, régimes de chômage temporaire...
Chaque numéro de CP correspond à un secteur précis. Exemples :
Si aucune CP sectorielle ne correspond à votre activité, la CP résiduelle CP 200 (employés) ou CP 100 (ouvriers) s'applique par défaut.
Étape 3 : Rédigez le contrat de travail
Le contrat de travail doit être conclu avant le début de l'exécution du travail. Certains types de contrat doivent obligatoirement être écrits (CDD, temps partiel, étudiant). Pour un CDI à temps plein, un contrat écrit n'est pas légalement obligatoire mais fortement recommandé.
CDI (Contrat à Durée Indéterminée)
La forme de contrat "normale". Période d'essai supprimée depuis 2014. Délais de préavis selon l'ancienneté (Loi Elan de 2013).
CDD (Contrat à Durée Déterminée)
Durée maximale de 2 ans. Maximum 4 CDD successifs. Au-delà : transformation automatique en CDI. Doit être écrit et motivé.
Temps partiel
Minimum 1/3 du temps de travail normal du secteur. Le contrat doit mentionner les horaires. Accès aux droits sociaux au prorata.
Contrat étudiant
Maximum 475 heures par an (ONSS réduit). Pour les étudiants de moins de 25 ans suivant des études. Cotisations ONSS de 2,71 %.
Étape 4 : Déclarez l'engagement via DIMONA
DIMONA (Déclaration Immédiate de l'emPloi) est la déclaration électronique obligatoire de l'engagement de tout travailleur auprès de l'ONSS. Elle doit être effectuée au plus tard le jour du début des prestations, idéalement la veille.
Via votre secrétariat social (recommandé) : vous communiquez les données du travailleur, le secrétariat effectue la DIMONA pour vous.
Via DIMONA Online (dimona.fgov.be) : connexion avec votre carte d'identité électronique. Accès direct si vous gérez vous-même l'ONSS.
Employer quelqu'un sans DIMONA préalable constitue du "travail au noir". Sanctions : amende administrative de 1 600 à 160 000 euros, responsabilité solidaire pour les cotisations ONSS, dommages-intérêts à l'employé. Les inspecteurs sociaux effectuent des contrôles réguliers.
Étape 5 : Souscrivez une assurance accidents du travail
Toute entreprise qui engage du personnel est obligée de souscrire une assurance accidents du travail avant le début des prestations du premier employé. Cette assurance couvre les accidents survenus pendant le travail et sur le trajet domicile-travail.
Elle est obligatoire pour tous les travailleurs, y compris les étudiants, les intérimaires détachés et les CDD d'un jour. La prime annuelle varie selon votre secteur d'activité et les risques associés.
Étape 6 : Établissez un règlement de travail
Le règlement de travail est obligatoire dès l'engagement du premier travailleur. Il doit être déposé à l'Inspection du travail dans les 8 jours et mis à disposition de tous les travailleurs. Il contient :
- Les horaires de travail (début, fin, pauses)
- Le lieu d'exécution du travail
- Les règles relatives aux congés et absences
- La politique de recours à la biométrie (pointeuse...)
- Les sanctions disciplinaires applicables
- La procédure interne en cas d'accident
Les aides à l'embauche : réduire le coût du premier employé
La Belgique propose plusieurs mécanismes pour réduire le coût de l'engagement, particulièrement intéressants pour un premier employé :
1er et 2e travailleur : exonération totale ONSS
Exonération complète des cotisations patronales ONSS pour le premier travailleur engagé. Pour le deuxième, exonération pendant 5 trimestres.
Plan Activa
Réduction de cotisations ONSS pour l'engagement de demandeurs d'emploi de longue durée. Réduction dégressive sur 4 à 8 trimestres selon le profil.
Réductions groupes-cibles
Réductions ONSS spécifiques pour les travailleurs âgés (55+), les jeunes peu qualifiés, les personnes en situation de handicap et les demandeurs d'emploi longue durée.
Chèques-formation
En Wallonie et à Bruxelles, des chèques-formation permettent de cofinancer la formation de nouveaux travailleurs. Jusqu'à 50 % de prise en charge selon la région.
Choisissez votre secrétariat social avant d'engager. Les principaux (Acerta, Securex, LIANTIS, Partena, SD Worx, UCM Social, Group S...) proposent un accompagnement complet : calcul des paies, DIMONA, déclarations ONSS trimestrielles, attestations de travail et aide lors des contrôles. Leur coût mensuel (environ 50 à 150 euros par employé) est largement compensé par le temps et les risques qu'ils vous épargnent.