CodaBox, le logiciel qui facilite votre comptabilité 

CodaBox est un service externe par lequel les factures de vente peuvent être envoyées en quelques clics à votre comptable et par lequel vous pouvez importer des transactions bancaires afin que les factures soient payées automatiquement. Ce programme de comptabilité simple d’utilisation permet de gagner du temps pour les petites entreprises ou les plus grandes. Découvrez à travers cet article comment fonctionne ce logiciel commercial.

Comment se connecter à CodaBox ?

Pour établir la connexion à CodaBox, vous devez disposer d’un compte CodaBox. Si vous n’en avez pas encore, vous pouvez en faire la demande par l’intermédiaire de CodaBox ou de votre comptable. Le mieux étant de passer par votre comptable. Ce dernier veillera à ce qu’une connexion soit bien établie avec votre banque et lui-même.

Notez que la mise en place d’une intégration n’est possible qu’avec un forfait professionnel ou supérieur.

• Une fois que vous avez un compte CodaBox, vous pouvez configurer le lien via « Modules » > « CodaBox » > « Configurer le lien ». Vous ne devez exécuter cette connexion qu’une seule fois. Saisissez le numéro de TVA de votre entreprise pour laquelle vous disposez d’un compte CodaBox.
• Une fois que le numéro de TVA a été saisi et que vous avez cliqué sur « Demander », l’accès à votre compte CodaBox vous sera demandé. Vous allez maintenant recevoir un courriel de CodaBox contenant le code d’accès (ou TOK) que vous pouvez entrer à la page suivante.

Si votre compte CodaBox n’est pas configuré correctement, vous recevrez un message d’erreur. Dans ce cas, veuillez contacter CodaBox.

• Une fois la connexion établie avec succès, vous pouvez importer des transactions bancaires ou envoyer des factures à votre comptable.

Comment importer des transactions bancaires ?

Vous pouvez importer des transactions bancaires pour que vos factures soient automatiquement considérées comme payées. L’importation de transactions bancaires via CodaBox est similaire à l’importation de transactions bancaires via un fichier CODA que vous pouvez télécharger depuis votre compte bancaire en ligne.

• Pour ce faire, allez dans l’aperçu des factures et cliquez sur Autres actions > Importer des transactions bancaires.
• Pour lire les transactions bancaires via CodaBox, cliquez sur « Récupérer les transactions bancaires » et passez par l’assistant. Si nécessaire, vous pouvez toujours modifier les correspondances détectées automatiquement.
• Si votre utilisateur a accès à plusieurs comptes, vous pouvez également faire rechercher et comparer les opérations bancaires sur tous les comptes disponibles.
• Veuillez noter que vous ne pouvez lire les transactions bancaires qu’une seule fois. Après leur traitement, vous ne pouvez plus appeler l’assistant pour les mêmes opérations bancaires.
• S’il y a trop de transactions bancaires disponibles, seule une partie des transactions bancaires sera lue. Dans ce cas, vous pouvez à nouveau passer par l’assistant pour récupérer les prochaines transactions bancaires. Vous recevrez un message lors de l’importation des transactions bancaires.

Comment importer des transactions bancaires automatiquement ?

Tout comme vous pouvez lire les transactions bancaires via l’assistant, vous pouvez également rendre ce processus entièrement automatique. Contrairement à l’assistant, il n’est plus possible d’intervenir pendant le processus de lecture automatique pour corriger des accords incorrects entre la facture et la transaction bancaire. Il est donc conseillé d’utiliser d’abord l’assistant pour effectuer plusieurs fois des opérations bancaires avant de les faire lire automatiquement.

Après l’activation, les transactions bancaires sont automatiquement lues à des heures fixes et liées aux factures et aux caisses correspondantes.

Une fois qu’une transaction bancaire a été lue, vous pouvez la trouver en bas sous « Transactions bancaires importées ». Les transactions bancaires qui n’ont pas encore été liées à une facture ou à un reçu peuvent encore être liées manuellement.

Remarque : si les transactions bancaires ne peuvent pas être liées correctement (par exemple parce qu’aucune notification n’a été donnée ou que le montant ne correspond pas), vous pouvez recevoir une notification automatique. Pour l’activer, allez dans « Notifications » > « Paramètres » et activez les notifications souhaitées.

Comment transmettre des factures à votre comptable ?

Via CodaBox, vos factures peuvent être envoyées directement au progiciel de comptabilité de votre comptable. Ainsi, vous ne devez plus collecter et transmettre vos factures manuellement. La facture est transmise sous forme de facture électronique (format e-fff), elle contient également la facture imprimée en format PDF.

Toutefois, le progiciel de votre comptable doit avoir la connexion nécessaire à CodaBox. Il est préférable de vérifier d’abord avec votre comptable.

Vous pouvez envoyer une facture séparément ou en groupe par période, ou vous pouvez faire envoyer les factures automatiquement.

Attention : une facture ne peut être transmise qu’une seule fois. Une fois transmise, vous pouvez toujours apporter des modifications à votre facture, mais vous devrez en informer votre comptable manuellement.

Attention, seules les factures de l’année civile en cours peuvent être transmises à CodaBox. Une fois qu’une facture pour la nouvelle année a été transmise avec succès, vous ne pouvez plus transmettre les factures de l’année précédente. Il est donc préférable d’envoyer les factures de manière chronologique.

Transmettre séparément

• Pour envoyer une facture séparément, ouvrez la facture en question et cliquez sur Plus d’actions > Envoyer au comptable.
• Après l’envoi d’une facture, vous recevrez un message dans le calendrier au bas de la facture. Cela vous permet de vérifier si une facture a déjà été transmise.
• Pour envoyer une série de factures en groupe, allez à la vue d’ensemble des factures et cliquez sur Plus d’actions > Envoyer au comptable.
• Sélectionnez la période pour laquelle vous souhaitez envoyer les factures. Seules les factures qui n’ont pas encore été transmises seront sélectionnées. Confirmez l’envoi en cliquant sur « Confirmer l’envoi ».
• Lors de l’expédition, certaines validations de votre facture seront effectuées. Il est donc possible qu’une facture contienne des données incorrectes et doive être modifiée. Vous recevrez un message par facture si elle a été envoyée correctement ou non.

Les envois des 30 derniers jours sont suivis et peuvent être consultés sur la même page. Vous pouvez donc toujours voir par la suite quelles factures ont été transmises correctement.

Transmission automatique

Pour envoyer automatiquement des factures via CodaBox, cliquez sur « Envoyer au comptable » et activez cette option.

A l’heure fixée, les factures qui n’ont pas encore été envoyées seront transmises en groupe. En bas de la page, vous pouvez trouver quelles factures ont été transmises. Même si vous activez l’option de transmission automatique, vous pouvez toujours transmettre les factures manuellement en utilisant l’une des méthodes précédentes.

Les factures sont toujours transmises la nuit, en fonction de l’heure de la journée :

• Quotidiennement : tous les jours.
• Hebdomadaire : tous les lundis matin.
• Mensuel : premier jour du mois.
• Trimestriel : premier jour du trimestre (1er janvier, 1er avril, 1er juillet, 1er octobre).

Selon le statut de la facture, celle-ci sera prise en compte pour l’expédition :

• Toujours : emportez toujours la facture avec vous.
• Après 3 jours : 3 jours après la création de la facture (et 3 jours après la date de la facture).
• Déjà imprimée : la facture a déjà été imprimée ou envoyée au client ou a déjà été payée en totalité.
• Déjà envoyé au client : la facture a déjà été envoyée au client ou a déjà été payée en totalité.
• Déjà payé : La facture a déjà été payée en totalité.

Pour éviter que d’anciennes factures ne soient incluses, entrez la date de facture la plus ancienne qui peut être incluse via « Seulement avec date de facture ou plus tard ».