La plupart des sociétés commerciales doivent tenir, au moins une fois par an, une assemblée générale…
Les sociétés anonymes, les sociétés privées à responsabilité limitée, les sociétés en commandite par actions et les sociétés coopératives à responsabilité limitée.

L’assemblée générale réunit toute les personnes qui ont des  » parts  » ou  » actions  » dans la société.

Au moins une fois par an, aux jour et heure déterminés par les statuts, l’assemblée générale est convoquée aux fins de statuer, notamment, sur l’approbation des comptes annuels, sur la décharge des administrateurs et des commissaires. Il s’agit de l’assemblée générale ordinaire.

Pour toute assemblée générale, un procès-verbal est rédigé.

Il est signé par les membres du bureau et par les actionnaires ou associés qui le demandent.

Il contient certaines mentions et renseignements.

Il est consigné dans un registre des procès-verbaux des assemblées générales.

Les comptes annuels d’une société doivent être soumis à l’approbation de l’assemblée générale dans les six mois de la clôture de l’exercice.

L’assemblée générale doit être convoquée selon des modalités précises.

1) Pour les S.P.R.L. (et également la SPRL Starter) :

– La convocation doit être envoyée 15 jours au moins avant la tenue de l’assemblée et peut se faire par courrier recommandé.

– A condition que les actionnaires aient accepté, individuellement, expressément et par écrit, une forme de communication alternative, la convocation peut aussi se faire par fax, lettre ordinaire, courriel ou envoi signé électroniquement. Ces mêmes moyens de communication alternatifs peuvent être utilisés pour envoyer des documents à joindre à la convocation.

2) Pour les S.A. et S.C.A. dont tout ou partie des actions est au porteur :

– Annoncer son assemblée générale, 15 jours au moins avant celle-ci, par une publication au moniteur et dans un organe de presse à diffusion nationale, suffit.

– Si émission d’actions au porteur, une convocation par lettre doit en plus être envoyée aux administrateurs, commissaires,etc. Ces convocations pouvant également être envoyées par des moyens de communication alternatifs, moyennant l’accord individuel, express et écrit des intéressés.

Contenu de la convocation

A la convocation, doivent être joints, notamment, les comptes annuels, le rapport de gestion, pour certaines sociétés, et le rapport du réviseur, s’il y en a un.

Code des sociétés.

Loi-programme du 27/12/2004, M.B. 31/12/2004.

Loi du 12/01/2010 modifiant le code des sociétés et prévoyant des modalités de la société privée à responsabilité limitée  » Starter « , M.B. 26/01/2010.

Arrêté royal du 27/05/2010 fixant les critères essentiels du plan financier de la société privée à responsabilité limitée  » Starter « , et modifiant l’arrêté royal du 30/01/2001 portant exécution du code des sociétés et l’arrêté royal du 22/06/2009 portant sur les modalités d’inscription des entreprises non-commerciales de droit privé dans la Banque-Carrefour des Entreprises, M.B. 31/05/2010.