Constitution de la société

– Plan financier

Les fondateurs des sociétés commerciales les plus répandues (S.A., S.P.R.L., S.P.R.L. unipersonnelle, S.P.R.L. Starter et S.C.R.L.) doivent remettre au notaire chargé de rédiger l’acte de constitution un plan financier dans lequel ils justifient le montant du capital social de la société en formation.

Ce document est conservé par le notaire et n’est pas publié avec l’acte de constitution ni déposé au greffe du tribunal de commerce. Il peut être appelé à jouer un rôle en cas de faillite prématurée de la société.

Les fondateurs :

– des sociétés anonymes;
– des sociétés en commandite par actions;
– des sociétés privées à responsabilité limitée;
– des sociétés privées à responsabilité limitée unipersonnelles ;
– des sociétés privées à responsabilité limitée Starter ;
– des sociétés coopératives à responsabilité limitée.

Pour tous :

Le plan financier constitue une prévision portant sur l’activité de l’entreprise au cours de la période de lancement : quels moyens financiers sont mis à la disposition de la société, sont-ils adaptés au type d’activité, quelle est la rentabilité projetée, etc. ?

Il s’agit donc d’un tableau de financement prospectif sur les deux premiers exercices sociaux.

Il est d’une importance capitale puisqu’il engage la responsabilité des fondateurs, mais pas des simples souscripteurs, en cas de faillite de la société dans les trois années de sa constitution.

Pour les SPRL Starter (SPRL-S), conditions spécifiques imposées :

La rédaction du plan financier doit obligatoirement se faire avec l’assistance d’un expert (institution ou organisation agréée par arrêté royal, comptable agréé, expert-comptable externe ou réviseur d’entreprises).

Les principaux critères du plan financier sont fixés par arrêté royal (A.R. du 27/05/2010 fixant les critères essentiels du plan financier de la SPRL-S, Moniteur belge du 31/05/2010). Ainsi, notamment, le plan financier doit comporter, au minimum, quatre parties : description de la société à créer – bilan projeté – compte de résultats projeté – tableau de financement projeté).

En effet, si la société fait faillite dans les trois années de sa constitution, le notaire remet le plan financier au Procureur du Roi ou au juge commissaire. Ces derniers vérifient si les prévisions financières des fondateurs étaient en concordance avec l’ampleur de l’activité envisagée.

Le juge peut alors estimer que le capital social était manifestement insuffisant pour assurer l’exercice normal de l’activité projetée pendant une période de deux ans au moins et décider que les fondateurs sont tenus solidairement envers les intéressés des engagements de la société dans une proportion qu’il fixe.

Au plus tard au moment de la signature de l’acte authentique de constitution.

Des modèles de plan financier peuvent être obtenus auprès des notaires.

Pour les grosses entreprises, certains notaires procèdent à l’enregistrement du plan financier (sans qu’il soit pour autant soumis à publication), afin de lui donner date certaine. On évite ainsi le problème de substitution a posteriori de plans financiers plus pertinents. Cette formalité coûte une centaine d’euros.

Il s’agit donc là d’une formalité lourde de conséquences. Si les fondateurs n’ont pas les compétences nécessaires pour réaliser seuls ce plan financier, ils ont tout intérêt à prendre conseil auprès d’un professionnel de la matière : comptable, banquier, réviseur d’entreprise, etc. Comme précisé ci-avant, pour les SPRL Starter (SPRL-S), il est obligatoire de procéder à la rédaction du plan financier avec l’assistance d’un expert (institution ou organisation agréée par arrêté royal, comptable agréé, expert-comptable externe ou réviseur d’entreprises désigné par le fondateur).

Le notaire ne participe pas à la rédaction du plan financier, mais il doit émettre des réserves lorsque le plan lui paraît trop succinct ou peu réaliste.

Les stagiaires comptables de l’Institut professionnel des Comptables et Fiscalistes agréés sont habilités par la loi à élaborer, à titre gratuit, un projet de plan financier pour les entrepreneurs dans le cadre de leur premier établissement.

Le projet sera ensuite soumis à une commission spécialement mise en place par l’Institut qui rendra un avis. Tous les renseignements sur ce service gratuit figurent sur le site de l’Institut .

Code des Sociétés.

Loi du 22 /04/1999 relative aux professions comptables et fiscales, M.B. du 11/05/1999.Loi du 12/01/2010 modifiant le code des sociétés et prévoyant des modalités de la société privée à responsabilité limitée » Starter « , M.B. 26/01/2010.

Arrêté royal du 27/05/2010 fixant les critères essentiels du plan financier de la société privée à responsabilité limitée » Starter « , et modifiant l’arrêté royal du 30/01/2001 portant exécution du code des sociétés et l’arrêté royal du 22/06/2009 portant sur les modalités d’inscription des entreprises non-commerciales de droit privé dans la Banque-Carrefour des Entreprises, M.B. 31/05/2010.

– Dépôt au greffe

Après la signature de l’acte constitutif, celui-ci doit être déposé au greffe du Tribunal de Commerce….

Le notaire, pour les actes authentiques.

Les associés, pour les actes sous seing privé.

Après la signature de l’acte constitutif, doivent être déposés au greffe du Tribunal de Commerce :

– deux extraits de l’acte constitutif : un destiné au greffe et un destiné au Moniteur Belge;

– soit une expédition de l’acte constitutif authentique pour les sociétés anonymes, les sociétés privées à responsabilité limitée et les sociétés en commandite par actions – soit une expédition ou un double de l’acte pour les sociétés coopératives;

– soit un double de l’acte constitutif sous-seing privé;

– les mandats authentiques ou privés annexés aux actes, l’attestation bancaire ainsi que, le cas échéant, les rapports prescrits par la loi, comme le rapport du réviseur d’entreprise sur les éventuels apports en nature.

Les extraits de l’acte constitutif sont signés par le notaire, pour les actes authentiques ou par les associés (ou l’un d’eux investi d’un mandat spécial), pour les actes sous seing privé.

L’extrait doit contenir un certain nombre de mentions déterminées par la loi.

A partir de ce dépôt, la personnalité juridique est octroyée à la société.
Ainsi, elle peut contracter en son nom, avoir un patrimoine propre, des créances et des dettes dans son chef, etc.

Les documents doivent être déposés dans les quinze jours de la date des actes définitifs.

Pour déposer les documents (et ultérieurement les faire publier au Moniteur Belge), il doit être fait usage du formulaire 1 de demande d’immatriculation et de publication dans les annexes du Moniteur Belge.

Ce formulaire est téléchargeable gratuitement sur le site du Moniteur Belge. On peut également le trouver au greffe du Tribunal de commerce.

Dans les quinze jours calendrier, un accusé de réception mentionnant le numéro d’inscription à la Banque-Carrefour des entreprises.

Au greffe du Tribunal de Commerce dans le ressort territorial duquel la société a son siège social.

– Si acte sous seing privé: le dépôt est gratuit.

– Si recours à l’acte notarié (acte authentique): la démarche du dépôt au greffe via le notaire fait partie des divers frais liés à l’acte constitutif.

Dès réception de l’accusé de réception mentionnant le numéro d’inscription à la Banque-Carrefour des entreprises, on peut se rendre dans un guichet d’entreprises agréé pour procéder à l’activation de l’inscription.

Code des Sociétés.

Loi du 16 janvier 2003 portant création d’une Banque-Carrefour des Entreprises, modernisation du registre de commerce, création de guichets d’entreprises agréés et portant diverses dispositions. M.B. du 05/02/2003.Loi du 12/01/2010 modifiant le code des sociétés et prévoyant des modalités de la société privée à responsabilité limitée » Starter « , M.B. 26/01/2010.

– Acte de constitution

Les sociétés commerciales doivent être constituées par un écrit : l’acte de constitution.
Celui-ci reprend notamment les statuts de la société.
La loi impose en outre le recours à un acte authentique passé devant notaire pour les sociétés les plus répandues : S.A., S.P.R.L., S.P.R.L.U., S.P.R.L.Starter et S.C.R.L.
Toute société commerciale est constituée par un écrit.

a) L’acte de constitution peut être un acte sous seing privé (c’est-à-dire acte établi sans le concours d’un notaire) pour la création de :/h4>
– la société en nom collectif;
– la société en commandite simple;
– la société coopérative à responsabilité illimitée.Dans ce cas, l’acte doit être rédigé et signé en autant d’exemplaires qu’il y a de parties à l’acte, plus un exemplaire destiné à l’enregistrement.

b) L’acte de constitution doit être un acte authentique passé devant notaire avec les solennités requises pour la création de :

– la société anonyme;
– la société privée à responsabilité limitée;
– la société privée à responsabilité limitée unipersonnelle ;
– la société privée à responsabilité limitée starter ;
– la société coopérative à responsabilité limitée;
– la société en commandite par actions.Les statuts contiennent toutes les caractéristiques de la société (dénomination, siège social, capital, etc.).

Il s’agit de la première étape nécessaire pour qu’une société dispose de la capacité juridique et puisse, dès lors, exercer une activité professionnelle.
Pour les sociétés anonymes, les sociétés en commandite par actions, les sociétés privées à responsabilité limitée et les sociétés coopératives à responsabilité limitée (dont également S.P.R.L.U. et S.P.R.L. Starter), le plan financier et l’attestation bancaire doivent être fournis au notaire au plus tard le jour de l’acte.Dans le cas des actes notariés, dès la passation de l’acte, le notaire remet une attestation de libération du compte bloqué créé en vue de la constitution de la société.

Pour les actes authentiques : chez le notaire de son choix.

Pour un acte authentique, les frais de l’acte constitutif comprennent:

– le droit d’enregistrement (habituellement de 0,5%), payable au moment de l’enregistrement
– les frais afférents :

– au dépôt au greffe du Tribunal de Commerce
– à la publication au Moniteur Belge
– à l’inscription dans la Banque Carrefour des Entreprises

– les honoraires du notaire, tels que fixés par la loi.

Une société peut être constituée par :

– des apports en espèces ;
– des apports en nature. Par exemple : terrains, matériel, … ;
– les deux.

En cas d’apport en nature, un ensemble de démarches et recherches préalables sont effectuées par le notaire (état hypothécaire du bien, extraits cadastraux, etc.) et un rapport doit être rédigé par un réviseur d’entreprise.

Ces formalités prennent de un à trois mois. Les statuts d’une société peuvent uniquement être modifiés par une assemblée générale respectant les règles de présence et de majorité prévues, au minimum, dans la loi et, éventuellement dans les statuts.

Pour certaines modifications fondamentales (par exemple objet social), des rapports complémentaires du Conseil d’administration et d’un réviseur d’entreprise ou d’un expert comptable sont requis.Toute modification aux statuts doit se faire dans la même forme que celle de l’acte constitutif de la société.

Elle doit, également, être déposée au greffe du tribunal de commerce compétent , accompagnée d’un extrait aux fins de publication aux annexes du Moniteur Belge.

Code des Sociétés, M.B. du 06/08/99

Loi du 12/01/2010 modifiant le code des sociétés et prévoyant des modalités de la société privée à responsabilité limitée » Starter « , M.B. 26/01/2010.

– Attestation bancaire

Les fondateurs des sociétés commerciales les plus répandues doivent remettre au notaire instrumentant une attestation bancaire justifiant que les fonds libérés ont bien été déposés sur un compte spécialement ouvert à cet effet…
Les fondateurs de sociétés anonymes, sociétés privées à responsabilité limitée, sociétés coopératives à responsabilité limitée et sociétés en commandite par actions.

Certaines sociétés ne peuvent être constituées qu’à la condition qu’un montant minimum de leur capital social soit entièrement libéré (c’est-à-dire ayant fait l’objet d’un versement effectif de la part des futurs associés).
Il s’agit de :- la société anonyme : 61.500 euros ;
– la société en commandite par actions : 61.500 euros ;
– la société privée à responsabilité limitée : 6.200 euros ;
– la société privée à responsabilité limitée unipersonnelle : 12.400 euros ;
– la société privée à responsabilité limitée starter : 1 euro ;
– la société coopérative à responsabilité limitée : 6.200 euros ;
– la société privée à responsabilité limitée unique: 12.400 euros.
Pour avoir la certitude que ces sommes sont effectivement à la disposition de la société, un compte doit être spécialement ouvert au nom de la société, auprès d’une institution bancaire ou de la Poste.
Le montant du capital libéré doit y être versé par chacun des futurs associés.
La banque ou la Poste remet, alors, aux fondateurs une attestation portant le nom de la future société, celui des fondateurs et le montant des fonds respectivement versés par eux.
>Cette attestation doit être remise au notaire chargé de recevoir l’acte de constitution.
Le compte ainsi ouvert est provisoirement bloqué et les sommes ne sont mises à la disposition de la société que lorsque la banque a reçu confirmation du dépôt du dossier de constitution au greffe du tribunal de commerce.
Le notaire remet une attestation allant dans ce sens aux fondateurs ou envoie directement à la banque un ordre de libération du compte.

Si la société n’est pas constituée endéans les trois mois de l’ouverture du compte, la banque peut remettre les montants bloqués à ceux qui les ont déposés.
L’attestation doit être remise au notaire instrumentant au plus tard au moment de la signature de l’acte de constitution de la société.

A la Poste ou dans un établissement de crédit établi en Belgique

Le compte ouvert pourra faire office de compte financier nécessaire à l’inscription dans la Banque Carrefour des Entreprises.
Code des Sociétés, articles 213, 223, 224, 399, 449 et 657.

Loi du 14/06/2004 modifiant les articles 213 et 223 du code des sociétés, M.B. 02/08/2004.

Loi du 12/01/2010 modifiant le code des sociétés et prévoyant des modalités de la société privée à responsabilité limitée » Starter « , M.B. 26/01/2010.

– Publication au Moniteur Belge

L’acte de constitution d’une société doit être publié au Moniteur Belge…

Toute nouvelle société belge, sans exception.Concrètement, la formalité est accomplie par le greffier du Tribunal de Commerce qui a reçu les documents à publier lors du dépôt au greffe de l’acte constitutif.
L’acte constitutif doit être publié par extraits aux annexes du Moniteur Belge.
L’acte constitutif de la société n’est opposable aux tiers qu’à partir du jour de sa publication, sauf si la société prouve que ces tiers en avaient antérieurement connaissance.
Les extraits destinés à être publiés sont expédiés par le greffe au plus tard deux jours après la date du dépôt et la publication intervient dans les quinze jours de la date du dépôt.
Pour publier l’extrait (et préalablement le déposer au greffe), il doit être fait usage du formulaire 1 de demande d’immatriculation et de publication dans les annexes du Moniteur Belge.
Ce formulaire est téléchargeable gratuitement sur le site du Moniteur Belge. On peut également le trouver au greffe du Tribunal de commerce.
La manière de publier l’acte constitutif a été modifiée récemment : les publications ne se font plus sur support papier, mais exclusivement sur le site du SPF Justice et il suffit à l’entreprise d’imprimer l’acte pour se ménager une preuve de cette publication.
La publication a lieu dans les annexes du Moniteur Belge.
Les tarifs sont accessibles sur le site du Moniteur belge : http://www.ejustice.just.fgov.be/cgi/welcome.pl
Ces frais sont à charge de la société.
Lorsque l’acte constitutif est authentique, les frais de publication sont généralement globalisés dans la provision qui est versée au notaire.
Ainsi, souvent, le chèque destiné au Moniteur Belge est tiré sur le compte du notaire.
La consultation sur le site du SPF Justice des actes publiés est gratuite.

Code des Sociétés.

Loi du 12/01/2010 modifiant le code des sociétés et prévoyant des modalités de la société privée à responsabilité limitée » Starter « , M.B. 26/01/2010.

– Enregistrement

L’acte de constitution d’une société doit être enregistré…

Pour les sociétés constituées par acte authentique, c’est le notaire qui procède à l’enregistrement.

Pour les sociétés constituées par acte sous seing privé, ce sont les signataires de l’acte, ou une personne dûment mandatée, qui procèdent à la formalité.

L’acte de constitution d’une société doit toujours être enregistré auprès d’un bureau de l’enregistrement.

Des droits d’enregistrement sont acquittés à l’occasion de cette formalité sous forme de timbres fiscaux.

Si l’acte constitutif est notarié, il est enregistré par le notaire dans les 15 jours.

Si l’acte de constitution est sous seing privé, il est enregistré dans les quatre mois de la date de la signature de l’acte.

Un exemplaire original de l’acte de constitution.
Pour les actes authentiques : chez le notaire de son choix

Pour l’enregistrement des actes sous seing privé : à un bureau de l’enregistrement.

Des droits d’enregistrement doivent être acquittés.

Ils sont calculés sur base du capital social souscrit et s’élèvent à 0,5 % de ce montant.

Code des droits d’enregistrement, d’hypothèque et de greffe.

Voir aussi :