En cas d’occupation de personnel, une série de documents sociaux sont obligatoires.
Tout employeur qui occupe au moins un travailleur, à temps plein ou à temps partiel, est tenu d’établir un ensemble de documents sociaux.

A- Les employeurs doivent établir :

– un registre général du personnel (anciennement  » registre central du personnel « ) ;
– un registre spécial du personnel ;
– un décompte de paie et un compte individuel ;
– un règlement de travail ;
– un livre de validation.

Depuis l’introduction de Dimona (déclaration immédiate à l’emploi), le registre général du personnel (anciennement appelé  » registre central du personnel « ) et le registre spécial du personnel sont désormais traités comme des documents sociaux séparés.

B- En outre :

Des registres propres à certaines activités ou secteurs sont également requis. Ainsi, dans le secteur Horeca et dans le secteur de l’horticulture, un registre de présence doit être établi.

Dès lors qu’un premier travailleur, même intérimaire, est engagé.

Exceptions :

– Personnes occupées dans une entreprise familiale;
– Personnel navigant des entreprises de pêche et le personnel navigant occupé à des travaux de transport par air;
– Personnel navigant de la marine marchande;
– Docteurs en médecine, dentistes, pharmaciens et étudiants stagiaires se préparant à l’exercice de ces professions;
– Travailleurs engagés dans les liens d’un contrat de travail A.L.E.;
– Personnel occupé par les employeurs ressortissant à la commission paritaire nationale des ports.

Règlement de travail

Un exemplaire du règlement de travail et le registre d’observations sur le projet de règlement de travail doivent être transmis à l’Inspection des lois sociales compétente dans les 8 jours de l’entrée en vigueur.
Le règlement de travail y sera enregistré et recevra un numéro de dépôt.

Un exemplaire du règlement doit être envoyé au Président de la commission paritaire, dans certains cas, notamment si l’entreprise fait application de la flexibilité du temps de travail.

Chaque travailleur doit recevoir une copie du règlement au moment où il entre en service (ainsi que chaque modification apportée à celui-ci). A défaut, les travailleurs ne sont pas liés par les dispositions contenues dans le règlement de travail. L’employeur a donc tout intérêt à posséder un accusé de réception.

Formulaires

Peuvent être téléchargés sur le site Internet du Ministère fédéral de l’Emploi et du Travail :
– un modèle de registre du personnel;
– un modèle de compte individuel;
– un modèle de décompte de paie;
– un modèle de règlement de travail;
– un modèle d’accusé de réception.

Règlement de travail

L’Inspection des lois sociales renvoie à l’employeur le registre des observations sur le projet de règlement de travail, ainsi qu’un accusé de réception indiquant le n° de dépôt du règlement de travail.
Ce numéro est à reporter sur les copies du règlement du travail conservées sur chacun des lieux de travail où sont occupés les travailleurs.

Une copie du règlement de travail doit être envoyée à l’Inspection des Lois sociales.

Un secrétariat social peut jouer le rôle d’intermédiaire pour accomplir cette formalité.

Il n’y a pas de frais administratifs.

Des règlements de travail distincts peuvent être établis pour les diverses catégories de travailleurs et pour les diverses sections de l’établissement.

Le règlement de travail fixe les conditions générales de travail en complément du contrat de travail individuel. Les dispositions légales, toutes les conventions collectives de travail, ainsi que les dispositions écrites du contrat de travail priment sur le contenu du règlement de travail.

Le règlement de travail doit être établi dans la langue de la région où est implanté le siège d’exploitation. Si le lieu de travail est situé dans les communes de langue allemande (cf. ci-dessous), le règlement doit donc être établi en allemand.

· Amel (Amblève)
· Bullingen (Bullange)
· Burg-Reuland
· Sankt-Vith (Saint-Vith)
· Eupen
· Lontzen
· Kelmis (La Calamine)
· Raeren
· Bütgenbach (Butgenbach)

Toute modification au règlement de travail entraîne la même procédure que pour la mise en place du premier règlement.

A.R. n°5 du 23/10/1978 relatif à la tenue des documents sociaux, M.B. 02/12/1978.
A.R. du 8/08/1980 relatif à la tenue des documents sociaux, M.B. 01/01/1981
Loi du 08/04/1965 instituant les règlements de travail, M.B. 05/05/1965.
A.R. du 25/11/1991 portant réglementation du chômage, M.B. 31/12/1991 (article 137)
A.M. du 26/11/1991 portant les modalités d’application de la réglementation du chômage, M.B. 25/01/1992 (articles 84 et suivant).
A.R. du 25/02/2003 modifiant l’A.R. du 08/08/1980 relatif à la tenue des documents sociaux, M.B. 05/03/2003.
Service Public Fédéral Emploi, Travail et Concertation sociale
Rue Ernest Blerot,1 (Bâtiment Eurostation II)
1070 Bruxelles
Tél. : 02/233.41.11
Fax : 02/233.44.88
E-mail : min@meta.fgov.beL’Espace Info (Service des publications et Centre de documentation) est accessible au public du lundi au vendredi de 9h00 à 17h00 sans interruption.
Inspection des lois sociales :
Les services régionaux du Service public fédéral Emploi, Travail et Concertation sociale sont accessibles au public chaque mercredi de 9h00 à 17h00 sans interruption. Pour connaître les autres heures d’ouverture ou pour prendre un rendez-vous à un autre moment, il faut contacter directement le service concerné.Inspection des lois sociales d’Arlon
Centre administratif de l’Etat
6700 Arlon
Tél. : 063/22.13.71
Fax : 063/23.31.12
Contact : Georges Schreiber, Inspecteur social – Chef de District
Ressort : Arlon, Attert, Aubange, Bastogne, Bertogne, Bertrix, Bouillon, Chiny, Daverdisse, Durbuy, Erezée, Etalle, Fauvillers, Florenville, Gouvy, Habay, Herbeumont, Hotton, Houffalize, La Roche-en-Ardenne, Léglise, Libin, Libramont-Chevigny, Manhay, Marche-en-Famenne, Martelange, Meix-devant-Virton, Messancy, Musson, Nassogne, Neufchâteau, Paliseul, Rendeux, Rouvroy, Saint-Hubert, Saint-Léger, Saint-Ode, Tellin, Tenneville, Tintigny, Vaux-sur-Sûre, Virton et Wellin.Inspection des lois sociales de Charleroi
Centre Albert – 18ème étage
Place Albert 1er 4 – bte 8
6000 Charleroi
Tél. : 071/32.93.71
Fax : 071/30.12.23
Contact : Michel Botte, Inspecteur social – Chef de District
Ressort : Aiseau-Presles, Chapelle-lez-Herlaimont, Charleroi, Châtelet, Courcelles, Farciennes, Fleurus, Fontaine-l’Evêque, Gerpinnes, Ham-sur-Heure, Nalinnes, Les Bons Villers, Montigny-le-Tilleul, Pont-à-Celles et Walcourt.Inspection des Lois sociales de Huy
Centre Mercator
Rue du Marché, 24
4500 Huy
Tél. : 085/24.16.23
Fax 085/24.16.24
Contact : Bernadette Lambert, Inspectrice sociale – Chef de District
Ressort : Amay, Andenne, Berloz, Braives, Burdinne, Clavier, Crisnée, Donceel, Faimes, Fexhe-le-Haut-Clocher, Geer, Gesves, Hamoir, Hannut, Havelange, Héron, Huy, Lincent, Marchin, Modave, Nandrin, Ohey, Oreye, Ouffet, Remicourt, Saint-Georges-sur-Meuse, Somme-Leuze, Tinlot, Verlaine, Villers-le-Bouillet, Wanze, Waremme et Wasseiges.Inspection des Lois sociales de La Louvière
Rue Hamoir, 164
7100 La Louvière
Tél. : 064/22.45.32
Fax : 064/28.15.32
Contact : Yves Birette, Inspecteur social – Chef de District
Ressort : Anderlues, Beaumont, Binche, Chimay, Erquelinnes, Estinnes, Froidchapelle, La Louvière, Le Roeulx, Lobbes, Manage, Merbes-le-Château, Momignies, Morlanwelz, Seneffe, Sivry-Rance et Thuin.

Inspection des Lois sociales de Liège
Rue Natalis, 49
4020 Liège
Liège-Sud :
Tél. : 04/340.11.70
Fax : 04/340.11.71
Contact : Maurice Bovy, Inspecteur social – Chef de District
Liège-Nord :
Tél. : 04/340.11.60
Fax : 04/340.11.61
Contact : Marthe Lucas, Inspectrice sociale – Chef de District

Ressort : Ans, Anthisnes, Awans, Aywaille, Bassenge, Beyne-Heusay, Blégny, Chaudfontaine, Comblain-au-Pont, Dalhem, Engis, Esneux, Ferrières, Flémalle, Fléron, Grâce-Hollogne, Herstal, Juprelle, Liège, Neupré, Oupeye, Saint-Nicolas, Seraing, Soumagne, Sprimont, Trooz et Visé.

Inspection des Lois sociales de Mons
Boulevard Gendebien, 16
7000 Mons
Tél. : 065/35.15.10
Fax : 065/34.66.38
Contact : Jacques Fiefvet, Inspecteur social – Chef de District
Ressort : Boussu, Braine-Le-Comte, Colfontaine, Dour, Ecaussines, Enghien, Frameries, Hensies, Honnelles, Jurbise, Lens, Mons, Quaregnon, Quévy, Quiévrain, Saint-Ghislain, Silly et Soignies.

Inspection des Lois sociales de Namur
Place des Célestines,25
5000 Namur
Tél. : 081/73.02.01
Fax : 081/73.86.57
Contact : Nathalie Romain, Inspectrice sociale – Chef de District
Ressort : Anhée, Assesse, Beauraing, Bièvre, Cerfontaine, Ciney, Couvin, Dinant, Doische, Eghezée, Fernelmont, Floreffe, Florennes, Fosses-la-Ville, Gedinne, Gembloux, Hamois, Hastière, Houyet, Jemeppe-sur-Sambre, La Bruyère, Mettet, Namur, Onhaye, Philippeville, Profondeville, Rochefort, Sambreville, Sombreffe, Viroinval, Vresse-sur-Semois et Yvoir.

Inspection des Lois sociales de Nivelles
Rue de Mons, 39
1400 Nivelles
Tél. : 067/21.28.24
Fax : 067/21.16.85
Contact : Damien Delatour, Inspecteur social – Chef de District
Ressort : Beauvechain, Braine-l’Alleud, Braine-le-Château, Chastre, Chaumont-Gistoux, Court-Saint-Etienne, Genappe, Grez-Doiceau, Hélécine, Incourt, Ittre, Jodoigne, La Hulpe, Lasne, Mont-Saint-Guibert, Nivelles, Orp-Jauche, Ottignies, Louvain-la-Neuve, Perwez, Ramillies, Rebecq, Rixensart, Tubize, Villers-la-Ville, Walhain, Waterloo et Wavre.

Inspection des Lois sociales de Tongres
E. Jaminéstraat, 13
3700 Tongeren
Tél. : 012/23.16.96
Fax : 012/39.24.53
Contact : Marie-Paule Smets, Inspectrice sociale – Chef de District
Ressort : Alken, As, Bilzen, Borgloon, Bree, Dilsen, Genk, Heers, Herstappe, Hoeselt, Kinrooi, Kortessem, Lanaken, Maaseik, Maasmechelen, Meeuwen-Gruitrode, Oplabbeek, Riemst, Tongres, Fourons, Wellen et Zutendaal.

Inspection des Lois sociales de Tournai
Rue de l’Athénée, 60
7500 Tournai
Tél. : 069/22.36.51
Fax : 069/84.39.70
Contact : Yves Mairesse, Inspecteur social – chef de district
Ressort : Antoing, Ath, Beloeil, Bernissart, Brugelette, Brunehaut, Celles, Chièvres, Comines, Ellezelles, Estampuis, Flobecq, Frasnes-lez-Anvaing, Lessines, Leuze-en-Hainaut, Mont-de-l’Enclus, Mouscron, Pecq, Péruwelz, Rumes et Tournai.

Inspection des Lois sociales de Verviers
Place du Martyr, 9 – bte 4
4800 Verviers
Tél. : 087/ 30.71.91
Fax : 087/35.11.18
Contact : Pascal Roland, Inspecteur social – chef de district
Ressort : Amel, Aubel, Baelen, Büllingen, Burg-Reuland, Bütgenbach, Dison, Eupen, Herve, Jalhay, La Calamine, Lierneux, Limbourg, Lontzen, Malmédy, Olne, Pepinster, Plombières, Raeren, Saint-Vith, Spa, Stavelot, Stoumont, Theux, Thimister-Clermont, Trois-Ponts, Vielsalm, Verviers, Waimes et Welkenraedt.

Direction germanophone
Place du Martyr, 9 – bte 4
4800 Verviers
Tél.: 087/30.71.95
Fax : 087/35.11.18
Contact : Marc Nyssen, Inspecteur social – chef de district

Service Public Fédéral Emploi, Travail et Concertation sociale:
http://www.meta.fgov.be