DIMONA est la déclaration immédiate à l’emploi. Tous les employeurs doivent faire cette déclaration, par voie électronique, dès qu’ils engagent du personnel .
Cette démarche est obligatoire pour tous les employeurs tous secteurs d’activité confondus.
Cette adhésion implique l’obligation de déclarer l’ensemble des travailleurs et l’adhésion est définitive et irréversible.

Exceptions : 

– Les ouvriers mineurs et marins de la marine marchande.
– Les travailleurs fournissant un travail occasionnel (manuel ou intellectuel) pour les besoins du ménage de l’employeur ou de sa famille (ex. : jardinier, nurse, etc.) et pour autant que ce travail n’excède pas 8 heures par semaine chez un ou plusieurs employeurs. Ces travailleurs ne sont pas assujettis à la sécurité sociale.
– Les travailleurs bénévoles, occupés dans des A.S.B.L. et qui ne sont pas assujettis à la sécurité sociale parce que leurs indemnités n’excèdent pas 26,83 euros/jour, ni 1.073,28 euros/an (1er janvier 2004).
– Les travailleurs accomplissant des prestations dans le cadre d’un contrat de travail ALE. Ces travailleurs ne sont pas assujettis à la sécurité sociale.
– Les travailleurs prestant maximum 25 jours/an comme moniteur ou animateur dans le secteur socio-culturel ou sportif et qui, à ce titre, ne sont pas assujettis à la sécurité sociale.
– Les domestiques externes dont les prestations n’atteignent pas 4 heures/jour chez un employeur, ni 24 heures/semaine chez un ou plusieurs employeurs.
– Les élèves ou étudiants pour les prestations de travail effectuées auprès d’un employeur dans le cadre de la formation qu’ils suivent dans un établissement d’enseignement ou un organisme de formation, pour autant que la durée totale de ces prestations de travail n’excède pas 60 jours auprès d’un même employeur ou maître de stage au cours d’une année scolaire ou académique pour les établissements d’enseignement ou au cours d’une année civile pour les organismes de formation. Les étudiants prestant maximum un mois pendant les vacances scolaires doivent donc faire l’objet d’une déclaration Dimona. Seuls les étudiants ou stagiaires pour lesquels une période de travail est prévue dans le programme des cours sont concernés par l’exclusion de Dimona.
– Les travailleurs occasionnels (prestations n’excédant pas 25 journées de travail/an chez un ou plusieurs employeurs) occupés à la culture et cueillette du houblon, à la cueillette du tabac, au nettoyage et triage des ypréaux (peupliers blancs).

DIMONA est la déclaration immédiate à l’emploi.

Par cette déclaration, l’employeur informe l’O.N.S.S. de l’engagement ou du départ d’un travailleur au sein de l’entreprise.

Chaque travailleur se voit attribuer un code Dimona personnalisé qui permet aux organismes de sécurité sociale de connaître immédiatement les informations relatives à l’identité et à la relation de travail employeur/travailleur (les dates de début et de fin de relations de travail des membres du personnel).

Ainsi, les informations ne sont communiquées qu’une seule fois.

La déclaration est transmise :

par l’employeur lui même 
en utilisant un serveur vocal ( au numéro de téléphone suivant : 02/511.51.51) ou , pour ceux qui doivent effectuer un grand nombre de déclarations DIMONA, au moyen d’avis structurés transmis par voie de transfert de fichiers.

en s’adressant à un bureau régional de l’O.N.S.S., où l’on pourra utiliser un PC mis gratuitement à la disposition du public.

par des intermédiaires qui ont pour rôle d’assister les employeurs dans leurs obligations sociales comme les secrétariats sociaux et les organisations patronales, selon les modalités déterminées par ces intermédiaires.

via un guichet d’entreprises agréé agissant au nom de l’intéressé.

par GSM (application Quick Smart Dimona) et ce, exclusivement pour les employeurs des secteurs de l’horticulture, de l’agriculture, de l’horeca et de l’intérim, pour leurs travailleurs occasionnels.

Note: la déclaration immédiate à l’emploi (DIMONA) dispense l’employeur de compléter et de renvoyer sa demande d’identification à l’O.N.S.S.

  1. En cas d’engagement: au plus tard au moment de l’entrée en service.
  2. En cas de départ: au plus tard, le jour ouvrable suivant la sortie.

Toutefois, pour les travailleurs occasionnels dans le secteur Horeca, les secteurs de l’agriculture et de l’horticulture, ainsi que dans le secteur de l’intérim lorsque les travailleurs sont occupés chez des utilisateurs des secteurs Horeca ou de l’agriculture et de l’horticulture:

Pour ces secteurs, une Dimona journalière devra être effectuée par l’employeur. Cette Dimona journalière devra mentionner, en plus des données obligatoires pour toute déclaration Dimona, l’heure de début et l’heure de fin de la prestation de travail.

Pour tout travailleur nouvellement engagé, les données suivantes doivent être communiquées :

– Pour les personnes physiques: le numéro d’identification de l’employeur à l’O.N.S.S. (ou, pour un nouvel employeur, ses nom, prénom et résidence principale) ou son numéro d’identification unique;
– Pour les personnes morales: le numéro d’identification de la société à l’O.N.S.S. ou son numéro d’identification unique ou, à défaut, la raison sociale, la forme juridique et le siège social ou tout autre moyen déterminé par l’O.N.S.S. ;
– le Numéro d’Identification du travailleur à la Sécurité Sociale (numéro NISS en 11 chiffres qui se trouve dans le coin supérieur droit de la carte SIS) ou, si ce numéro est inexistant, le nom, les prénoms, le lieu et la date de naissance et la résidence principale du travailleur (NB: le NISS=le numéro d’identification au Registre national);
– le numéro de la carte d’identité sociale du travailleur (numéro en 10 chiffres qui se trouve dans le coin inférieur gauche de la carte SIS);
– la date d’entrée en service ;
– le cas échéant, la preuve que la carte d’identité sociale a été lue électroniquement ;
– la commission paritaire dont dépend le travailleur ;
– pour les entreprises de la construction, les numéros de formulaires C3.2A (formulaires délivrés par le Fonds de sécurité d’existence des ouvriers de la construction) du mois de l’entrée en service et du mois suivant ;
– les données d’identification de l’utilisateur de main-d’œuvre intérimaire dans le secteur du travail intérimaire.

En outre dans le secteur de la construction, les renseignements suivants sont également demandés :

– les numéros des cartes-contrôle construction destinées à l’ONEm ( C 3.2 A) ;
– la qualité du travailleur (étudiant, apprenti agréé ou assimilé, autre travailleur).

Pour les travailleurs intérimaires, il y a lieu de communiquer également :

– l’identité de l’utilisateur de l’intérimaire (l’identification s’effectue selon les mêmes modalités que celles utilisées pour l’employeur);
– la date prévue de fin d’occupation.

Pour les étudiants, les renseignements suivants sont demandés :

– l’adresse du lieu d’exécution du contrat si cette adresse diffère de l’adresse à laquelle l’employeur est inscrit auprès de l’institution;
– la date de fin d’exécution du contrat.

Formulaire

– Sur base des renseignements qui lui ont été fournis, l’O.N.S.S. communique immédiatement à l’employeur un avis de réception sous forme de numéro. Ce numéro est à conserver car il permet de garder la trace de la déclaration originale de l’employeur.

– Dans les 10 jours ouvrables, au plus tard, l’O.N.S.S. envoie un avis avec un numéro unique propre à la déclaration, le numéro DIMONA. L’avis reprend également les données de la déclaration initiale.
L’employeur dispose alors d’une durée de cinq jours ouvrables pour contester les données mentionnées dans l’avis. Faute de réaction de sa part, ces données seront considérées comme définitives.

Cet avis constitue la preuve de la déclaration immédiate à l’emploi. Il doit être conservé six mois à dater de sa réception.

Adresses des bureaux

La formalité est gratuite quand l’encodage est réalisé personnellement par l’employeur.

L’intervention du guichet d’entreprises ou du secrétariat social sera payante.

Avantages de la déclaration immédiate :

Toute une série d’obligations relatives à la tenue de documents sociaux peuvent être assouplies, voire même abrogées :
– Dispense de la tenue d’un registre de personnel ordinaire. L’employeur pourra consulter le registre du personnel électronique via le site portail de la sécurité sociale (www.socialsecurity.be). L’ancien registre du personnel sur support papier doit toutefois être conservé durant 5 ans après la dernière inscription.
– Tenue du registre spécial du personnel simplifiée et dispense de conserver physiquement sur le lieu d’occupation ce registre spécial lorsqu’un employeur occupe du personnel à plus d’un endroit fixe. Il suffit que ce registre soit consultable électroniquement à partir de cet endroit.
– Pour les employeurs des secteurs Horeca, agriculture et horticulture, dispense de l’obligation de tenue d’un registre de présence et d’un carnet individuel pour tous les travailleurs occasionnels visés. Par contre, obligation pour les employeurs des travailleurs occasionnels de ces 3 secteurs de remplir un formulaire occasionnel (dans l’Horeca, ce formulaire n’est obligatoire que pour les « super extra »).
– Suppression de la remise au travailleur du document individuel lorsque l’employeur occupe du personnel à des endroits différents.
– Dispense de l’obligation de compléter et de renvoyer le formulaire de demande d’immatriculation lors de l’engagement, pour la première fois, de personnel.
– Dispense de l’obligation de communiquer à l’inspection des lois sociales une copie du contrat de travail d’étudiant si la déclaration DIMONA relative à l’étudiant a été correctement remplie.

Les intermédiaires dans le cadre de DIMONA :

La plupart des instances assistant les employeurs dans l’accomplissement de leurs obligations sociales (secrétariats sociaux, bureaux de software, etc.), ainsi qu’un certain nombre d’organisations patronales, joueront le rôle d’intermédiaires dans le cadre de DIMONA. En effet, ces instances recevront les déclarations des employeurs via les différents canaux qu’elles offrent et puis retransmettront ensuite les données à l’O.N.S.S.
Pour toutes questions ou remarques, prendre contact avec le centre de contact Eranova de l’O.N.S.S. :
par téléphone, au numéro 02/511.51.51
ou via e-mail, à l’adresse : centredecontact@eranova.fgov.be

Cumul d’activités occasionnelles :

Le cumul de diverses activités occasionnelles, donnant droit à un assujettissement limité à l’ONSS, ne peut excéder 65 jours par année civile, tous secteurs confondus.

Travailleurs occasionnels dans le secteur Horeca :

  • – Pour les employeurs qui avaient opté pour le système de Dimona light octroyant une dispense de déclaration journalière pour leurs travailleurs occasionnels, jusque fin décembre 2007, cette dispense a pris fin le 1er janvier 2008. Depuis le 01/01/2008, ces employeurs devront effectuer une Dimona journalière pour leurs travailleurs occasionnels. Cette déclaration journalière devant se faire, au plus tard, avant le début de chaque prestation et ce, pour chaque journée d’occupation, en prenant soin de bien indiquer : l’heure de début de la prestation, ainsi que le type de prestation (prestation courte ou prestation longue).
  • – Depuis le 01/01/2008, le  » registre de mesure du temps de travail  » a remplacé le  » registre de présence  » : ce registre doit être commandé auprès du Fonds Social et de Garantie Horeca (site www.horecanet.be ).

En cas de non respect de l’obligation de déclaration DIMONA :

En cas de non respect, par l’employeur, de ses obligations en matière de Dimona, l’O.N.S.S. applique une cotisation de solidarité forfaitaire, d’un montant équivalant 3 fois le montant des cotisations de base dues sur le revenu mensuel moyen garanti. Le montant minimum de cette cotisation de solidarité forfaitaire étant de 2.500 euros (montant minimum indexable chaque année).

La cotisation de solidarité est imputée sur le trimestre au cours duquel les prestations non déclarées ont été constatées.

Le montant de la cotisation de solidarité peut être diminué du montant des cotisations dues pour les prestations effectivement déclarées pour le travailleur visé.

L’employeur pourra se voir accorder une réduction de la cotisation de solidarité, à condition qu’il soit en mesure de prouver que le travailleur visé était dans l’impossibilité matérielle d’effectuer des prestations à temps plein.
L’employeur peut être exempté de la cotisation de solidarité dans l’hypothèse où il déclare le travailleur visé pour un trimestre entier et où les cotisations dues pour ce trimestre sont supérieures au montant de la cotisation de solidarité.

– Loi du 26/07/1996 portant modernisation de la sécurité sociale et assurant la viabilité des régimes légaux des pensions, M.B., 01/08/1996.

– A.R. du 24/09/1998 instaurant une déclaration immédiate de l’emploi des intérimaires, en application de l’article 38 de la loi du 26/07/1996 portant modernisation de la sécurité sociale et assurant la viabilité des régimes légaux des pensions, M.B., 07/11/1998.

– A.R. du 22/02/2002 instaurant une déclaration immédiate de l’emploi, en application de l’article 38 de la loi du 26/07/1996 portant modernisation de la sécurité sociale et assurant la viabilité des régimes légaux des pensions, M.B., 18/03/1998.

– Loi-programme du 27/12/2004, M.B. 31/12/2004.

– Loi-du 20/07/2005 portant des dispositions diverses, art. 100à 102, M.B. 29/07/2005.

– A.R du 14/10/2005 relatif à la tenue d’un registre de présence dans certaines branches d’activité et portant modification de l’A.R. du 05/11/2002 instaurant une déclaration immédiate de l’emploi, en application de l’article 38 de la loi du 26/07/1996 portant modernisation de la sécurité sociale et assurant la viabilité des régimes légaux des pensions et de l’A.R. du 28/11/1969 pris en exécution de la loi du 27/06/1969 révisant l’arrêté-loi du 28/12/1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs, M.B.04/11/2005.

– A.R. du 22/12/2005 modifiant l’A.R. du 14/10/2005, M.B. 28/12/2005.

– Arrêté ministériel du 14/10/2005 fixant le modèle, les conditions de délivrance et de tenue d’un formulaire occasionnel dans le secteur horticole, le secteur agricole et le secteur de l’industrie hôtelière, M.B. 10/11/2005.

– Arrêté ministériel modifiant l’arrêté ministériel du 14/10/2005,M.B. 28/12/2005.

Pour toute question technique :

Le centre de contact Eranova est le point de renseignement central pour quiconque se pose des questions à propos du e-government de la Sécurité Sociale. Vous pouvez vous adresser à celui-ci si vous désirez obtenir des informations générales à propos des nouveaux services électroniques, mais aussi si vous avez des questions spécifiques au sujet des déclarations que vous allez ou souhaitez effectuer via le site portail de la Sécurité sociale.

Le Contact Center est accessible par téléphone au numéro 02/511.51.51.
Des collaborateurs se tiennent à votre disposition du lundi au vendredi, de 07h00 à 20h00
En dehors de ces heures: possibilité d’activer un « call back »

Pour toute question relative à l’application de la loi en matière de sécurité sociale :

Office national de Sécurité sociale (O.N.S.S.)
Place Victor Horta, 11
1060 Bruxelles
Tél. : 02/509.31.11
Fax (Cellule DIMONA) : 02/509.25.99

Les bureaux sont accessibles tous les jours ouvrables de 9h00 à 11h30 ou sur rendez-vous.

Office national de Sécurité sociale (O.N.S.S.)
Place Victor Horta, 11
1060 Bruxelles
Tél. : 02/509.31.11
Fax (Cellule DIMONA) : 02/509.25.99Les bureaux sont accessibles tous les jours ouvrables de 9h00 à 11h30 ou sur rendez-vous.Les visiteurs utilisant un moyen de transport individuel peuvent disposer d’un emplacement gratuit dans le complexe de parking Q Park de la gare du Midi. Ceux qui utilisent le train ne doivent pas quitter la gare du Midi. Il existe un accès direct au bâtiment par la galerie commerciale de la gare.

Bureaux régionaux de renseignements de l’O.N.S.S. :

CHARLEROI
Boulevard Tirou, 24
6000 CHARLEROI
Tél. : 071/30.95.28 – Fax. : 071/30.95.29
Du lundi au jeudi de 9h à 12h et de 14h à 16h
Ordinateur mis gratuitement à disposition du public pour la déclaration immédiate à l’emploi et la déclaration multi-fonctionnelle (DMFA).

MONS
Place du Parc, 2
7000 MONS
Tél. : 065/84.23.56 – Fax. : 065/34.80.49
Lundi, mardi, mercredi et jeudi de 9h à 12h et de 14h à 16h
Ordinateur mis gratuitement à disposition du public pour la déclaration immédiate à l’emploi et la déclaration multi-fonctionnelle (DMFA).

LIEGE
Rue Louvrex, 77
4000 LIEGE
Tél. : 04/254.39.28 – Fax. : 04/254.39.30
Du lundi au vendredi de 9h00 à 12 h00 et le jeudi après-midi de 13h30 à 16h00
Ordinateur mis gratuitement à disposition du public pour la déclaration immédiate à l’emploi et la déclaration multi-fonctionnelle (DMFA).

NIVELLES
Chaussée de Namur, 40
1400 NIVELLES
Tél. : 067/84.01.54
Les lundi, mardi et jeudi de 9h à 12h et de 13h00 à 16h00

NAMUR
Rue Pépin, 31 (2ème étage)
5000 NAMUR
Tél. : 081/22.67.34 – Fax. : 081/22.11.72
Du lundi au jeudi matin de 9h à 12h
Le jeudi après-midi de 13h30 à 15h30

LIBRAMONT
Grand Rue, 64/1
6800 LIBRAMONT
Tél.: 061/50.29.04
Fax: 061/50.32.71
Le mardi de 9h30 à 12h00 et de 13h00 à 15h00
Ordinateur mis gratuitement à disposition du public pour la déclaration immédiate à l’emploi et la déclaration multi-fonctionnelle (DMFA).

Adresse du site de l’O.N.S.S. :
http://www.onss.fgov.be

Site du SPE Emploi, Travail et Concertation sociale:
http://emploi.fgov.be