L’affiliation à un secrétariat social d’employeurs, n’est pas obligatoire, mais elle permet de faciliter l’accomplissement des formalités administratives en matière d’engagement et de gestion de personnel.
Toute personne (physique ou morale) qui envisage d’engager du personnel.

Le secrétariat social est un organisme qui remplit, au nom et pour le compte de l’employeur, les formalités imposées, notamment par la législation sur la sécurité sociale, dans le cadre de l’engagement et de la gestion de personnel.

Lorsque certaines conditions sont réunies, le secrétariat social est agréé par le Ministre des Affaires sociales.

En plus du traitement des données relatives aux salaires et calcul des salaires, le secrétariat social peut prendre en charge l’essentiel des formalités administratives que doivent remplir les employeurs :

– Affiliation à une caisse de compensation pour allocations familiales.
– Affiliation à une caisse de vacances annuelles.
– Enregistrement auprès du bureau du receveur des impôts directs dont l’employeur dépend : ce bureau sera celui auquel il devra verser le précompte professionnel retenu.
– Etablissement des contrats de travail individuels.
– Etablissement du registre du personnel.
– Autres documents sociaux à fournir : décompte de paie, compte individuel, attestations de vacances, etc.
– Demande d’un n° de pension pour les travailleurs dont c’est le premier emploi.
– Affiliation à une commission paritaire : sa mission essentielle consiste à négocier les conditions de travail et de rémunération des travailleurs occupés dans un secteur déterminé.

Avant de procéder à l’engagement du premier travailleur ou en cours d’activité.
Le Moniteur belge publie, chaque année, la liste des secrétariats sociaux agréés.
Les employeurs peuvent obtenir une copie de cette liste auprès de la direction  » Inspection  » de l’O.N.S.S. :Office national de Sécurité sociale (ONSS)
Place Victor Horta,11
1060 BRUXELLES (Saint-Gilles)
Tél. : 02/509.31.11
Fax. : 02/509.30.19

L’affiliation à un secrétariat social implique des frais.

Intervention dans les frais d’affiliation à un secrétariat social agréé

Lorsqu’un nouvel employeur engage un premier travailleur, chômeur complet ou pouvant être considéré comme tel selon la loi, les frais d’administration liés à l’affiliation à un secrétariat social agréé, sont pris en charge par l’O.N.S.S.

Frais pris en charge : 12,50 euros par travailleur et par mois civil pour lequel l’employeur a effectivement bénéficié de la réduction temporaire des cotisations patronales de sécurité sociale. Cette période va du début de l’occupation du travailleur jusqu’à la fin du 8ème trimestre qui suit la date de l’engagement.

Cette intervention dans les frais d’affiliation à un secrétariat social agréé est également accordée lors de l’engagement d’un second travailleur dans les mêmes conditions.

Office national de Sécurité sociale (ONSS)

Place Victor Horta, 11
1060 BRUXELLES
Tél. : 02/509.31.11
Fax. : 02/509.30.19

ONSS : http://www.onss.fgov.be

SPF Emploi, Travail et concertation sociale : http://www.emploi.belgique.be

Office National des Vacances Annuelles (ONVA) : http://www.onva-rjv.fgov.be